Workforce planning is the initial stage of talent management. Before taking action and allocating resources, it’s necessary to conduct analysis and planning. The same applies to employees within an organization. The achievement of organizational goals depends on the talent of its employees, so in order to implement a strategy and achieve the desired outcome, the organization must first determine who, with what skills, and in what quantity will be required.
Usually, such analysis involves supply and demand analysis. This analysis is typically conducted at the top management level, during strategic sessions or visionary meetings. Initially, we analyze where the organization stands in terms of having key competencies – essentially, we analyze the supply. Then, considering the organization’s strategy and where it wants to go and what goals it wants to achieve, we analyze the need for personnel, i.e., the demand. Next, we analyze the gap between what we have and where we want to go. This is gap analysis. And then solutions are proposed on how to address this gap – through which resources, external or internal – we will obtain the necessary competencies within the organization to successfully achieve the desired future.
The organization can achieve its desired future through three methods or their combination:
- Creating the necessary talent pool – selecting the “build” strategy. This involves developing the skills and competencies of individuals within the company.
- Attracting the necessary individuals – utilizing subcontractors, freelancers, contractors, recruiting agencies, etc., selecting the “borrow” strategy.
- Acquiring the necessary individuals from the market – opting for the “buy” strategy by acquiring talent from competitors.
Organizations can choose any of these strategies or a combination thereof. It is important to emphasize the key role of managers in selecting strategies and tools to meet personnel needs, as team, functional, or departmental managers are best aware of the competencies and skills required by their teams. Therefore, managers must actively participate in strategic planning, especially regarding personnel needs, and contribute to this process.
The result of the chosen strategy or their combination is the development of a staffing plan. This is a tool of strategic planning that determines the organization’s personnel needs for a specific period. It includes details regarding the required number of employees, their roles and skills, as well as methods for attracting or developing these employees. The staffing plan helps ensure that the organization has a sufficient number of qualified employees to achieve its strategic goals.
It is worth noting that when planning personnel needs, it is necessary to think not only in terms of recruitment but also staffing. Recruitment is a part of staffing, a short-term activity aimed at attracting and hiring candidates. Staffing, on the other hand, is a long-term management function that encompasses the entire employee lifecycle. Thus, tools for effectively meeting personnel needs are not limited to just recruitment and hiring methods.
For the team, function, or department level, we propose using a simplified form for personnel planning.
For example, I am a line manager of an IT team, where there is one team leader for the Go team. I know that in three months, she will go for an exchange program to the USA; this is the current status. Therefore, as a line manager, I am faced with the risk of needing a replacement. The replacement should be temporary since my colleague plans to return to her duties in three months. However, this may not happen, so I am considering two options to mitigate the risk: temporarily delegating the team leader’s responsibilities to a senior specialist for three months or promoting the senior specialist to the role of team leader if my current team leader cannot return to her duties in three months. All agreements outlined in the document must be discussed and agreed upon with all relevant parties, especially those directly involved.
Therefore, successful personnel needs planning helps organizations achieve their goals by having the right people with the necessary skills. Line managers play a key role in this process as they work directly with their teams, know their strengths and needs, can effectively assess employee productivity and potential, and can timely identify the need for additional resources or training. Collaborating with HR, line managers implement personnel management strategies in practice, ensuring effective communication, motivation, and development of their teams, ultimately contributing to the achievement of the organization’s overall goals.
Join the “People Manager” training program by the APT team to master effective personnel needs planning and other people management tools throughout the employee journey.
Як запланувати потреби у персоналі
Планування потреб у персоналі – це початковий етап управління талантами. Перш ніж розпочинати дії і витрачати ресурси, необхідно провести аналіз і планування. Те саме стосується і працівників в організації. Досягнення цілей організації залежить від таланту її співробітників, тому для реалізації стратегії і досягнення бажаного результату організація повинна спочатку визначити, хто, з якими навичками та в якій кількості буде потрібен.
Зазвичай для такого аналізу використовується аналіз попиту і пропозиції. Такий аналіз зазвичай проводиться на рівні топ-менеджменту, на стратегічних сесіях або візіонерських зустрічах. Спочатку аналізується, де організація знаходиться з точки зору наявності ключових компетенцій– тобто аналізуємо пропозицію. Потім, враховуючи стратегію організації і те, куди вона хоче рухатись та яких цілей досягати, аналізується потреба у персоналі, тобто попит. Потім аналізується різниця між тим, що ми маємо, і куди хочемо прийти. Це – геп-аналіз. І потім пропонується рішення, як цю нестачу закрити – за допомогою яких ресурсів, зовнішніх або внутрішніх – ми отримаємо ту кількість компетенцій в організації, щоб вона успішно досягла бажаного майбутнього.
Організація може досягти бажаного майбутнього трьома способами або їх комбінацією:
- Можна створити необхідний пул талантів – тобто вибрати стратегію «build», або «побудувати». Це –розвиток у людей всередині компанії необхідних навичок і компетенцій.
- Можна залучити необхідних людей – через роботу з підрядниками, фрілансерами, контрактниками, рекрутинговими агенціями, тощо – тобто вибрати стратегію «borrow», або «позичити».
- Або ж можна залучити необхідних людей з ринку – тобто вибрати стратегію «buy», або «перекупити» у конкурентів.
Організації можуть вибирати будь-яку з цих стратегій або їх комбінацію. Важливо підкреслити ключову роль менеджерів у виборі стратегій та інструментів для забезпечення потреб у персоналі, адже саме керівники команд, функцій чи департаментів найкраще знають, які компетенції та навички потрібні їхнім командам. Тому менеджери повинні обов’язково брати участь у стратегічному плануванні, особливо щодо потреб у персоналі, та вносити свій вклад у цей процес.
Результатом обраної стратегії або їх поєднання є розробка стаффінг-плану. Це інструмент стратегічного планування, що визначає потреби організації в персоналі на певний період. Він включає деталі щодо необхідної кількості співробітників, їхніх ролей та навичок, а також методів залучення або розвитку цих працівників. Стаффінг-план допомагає гарантувати, що організація має достатньо кваліфікованих працівників для досягнення своїх стратегічних цілей.
Варто зазначити, що при плануванні потреб у персоналі необхідно думати не лише в категоріях рекрутингу, але й стаффінгу. Рекрутинг – це частина стаффінгу, короткострокова діяльність, спрямована на залучення та найм кандидатів. Стаффінг же є довгостроковою функцією менеджменту, яка охоплює весь життєвий цикл співробітника. Таким чином, інструменти для ефективного забезпечення потреб у персоналі не обмежуються лише методами залучення та найму кандидатів.
Для рівня команди, функції або департаменту з огляду на планування потреб у персоналі ми пропонуємо використовувати спрощену форму.
Наприклад, я є лінійним керівником ІТ-команди, у якій працює один тімлідер для команди Go. Я знаю, що через три місяці вона поїде на навчання за програмою обміну до США, це поточний статус. Тому, як лінійний керівник, я стикаюся з ризиком необхідності заміни. Заміна повинна бути тимчасовою, адже моя співробітниця планує повернутися до своїх обов’язків через 3 місяці. Однак, це може не відбутися, тому я розглядаю дві опції для зниження ризику: тимчасово делегувати обов’язки тімлідера старшому фахівцю на 3 місяці або підвищити старшого фахівця до ролі тімлідера, якщо мій поточний тімлідер не зможе повернутися до своїх обов’язків через 3 місяці. Всі домовленості, зазначені в документі, мають бути попередньо обговорені та погоджені з усіма зацікавленими сторонами, особливо з тими, кого вони безпосередньо стосуються.
Отже, успішне планування потреб у персоналі допомагає організації досягати своїх цілей завдяки правильним людям з необхідними навичками. У цьому процесі ключову роль відіграють лінійні менеджери, оскільки вони безпосередньо працюють зі своїми командами, знають їхні сильні сторони та потреби, можуть ефективно оцінювати продуктивність і потенціал співробітників, а також своєчасно визначати потребу в додаткових ресурсах або навчанні. Лінійні менеджери, співпрацюючи з HR, реалізують стратегії управління персоналом на практиці, забезпечуючи ефективну комунікацію, мотивацію та розвиток своїх команд, що зрештою сприяє досягненню загальних цілей організації.
Долучайтесь до навчальної програми “Управління людьми” команди АРТ, щоб опанувати ефективне планування потреб у персоналі та інші інструменти управління персоналом протягом життєвого циклу співробітника.
