In today’s fast-paced and complex business environment, organizations face numerous challenges related to their most valuable asset—their employees. The primary goal is to build a resilient and efficient team that will help achieve the company’s strategic objectives. However, many risks can impact these plans.
So, what is risk? Risk is neither inherently negative nor positive; it’s simply a set of influencing factors. According to ISO 31000, “Risk Management: Principles and Guidelines,” risk is defined as “the effect of uncertainty on objectives.” This involves the potential for various outcomes, with uncertainty bringing both pleasant surprises (opportunities) and unpleasant ones (threats). Risk can also act as a catalyst for changes that might have positive or negative effects, depending on the actions taken by the organization.
Risk management within an organization is a process carried out by the board of directors, managers, and other employees, beginning at the strategy development stage and encompassing all aspects of the company’s operations. The main objective is to identify events that could affect the organization, manage the risks associated with these events, and ensure that the level of risk does not exceed the acceptable risk appetite, thereby facilitating the achievement of the company’s goals. In any business that involves personnel, it is essential to consider risks related to human factors. No one remains in the same job forever. Every year, organizations face a certain level of employee turnover: some retire, others relocate, change jobs due to personal circumstances, or are terminated by their employer. However, some resignations could have been avoided.
What are employee-related risks?
Employee-related risks encompass potential issues that may arise due to the actions or decisions of employees. Managing these risks involves developing measures to prevent or resolve them, with the goal of maintaining stable company operations and ensuring employee satisfaction and productivity. This may include training, implementing clear policies, and creating a supportive work environment. Such an approach helps the company protect its reputation and effectively achieve its strategic goals.
Exit interviews are a valuable tool for uncovering the reasons why employees decide to leave a company. During these conversations, certain common trends can often be identified, such as:
- Recognition: Employees need to feel that their efforts are appreciated. When achievements and contributions go unnoticed or unacknowledged, it leads to demotivation. A lack of recognition from management can prompt employees to seek better opportunities elsewhere.
- Career growth: Every employee has their own professional development goals. Employers can support this growth by encouraging training and offering development opportunities, or they can hinder it. If a company does not support the career ambitions of its employees, it risks losing its most talented and motivated staff.
- Corporate culture: Sometimes, negative or toxic cultures develop within companies, creating a hostile, unwelcoming, or indifferent atmosphere. This can significantly impact employee morale and satisfaction, which may eventually lead to resignations.
- Work-life balance: Modern employees increasingly value the ability to maintain a healthy balance between their professional and personal lives. If a company overlooks this, demanding excessive commitment or neglecting flexibility, employees may experience burnout and seek jobs that better align with their needs.
- Stress and mental health: High levels of stress and insufficient attention to employees’ mental health can lead to emotional exhaustion. If the work environment imposes excessive pressure or ignores the need for emotional support, this can become a significant reason for leaving.
- Interpersonal conflicts: Conflicts between colleagues or with management can greatly affect the work atmosphere. If issues are not addressed in a timely manner, it can create a tense situation that drives employees to seek a more favorable work environment.
All these issues share a common characteristic: they can be anticipated and prevented. Actively managing these factors helps companies retain talented employees and create a healthy and productive work environment.
This article will discuss two tools for managing employee-related risks: the employee retention risk matrix and employee mood monitoring.
Employee retention risk matrix
Retention strategies are typically developed at the organizational level. However, the decision to leave a company is always personal and individual. Any day, someone from your team may decide to leave the company, and some employees are more likely to make this decision than others. The impact of a resignation also varies depending on the specific employee. For instance, some individuals are crucial to the company, and an effective retention strategy should focus on retaining these key personnel.
One approach to creating a targeted retention strategy is to use an Employee retention risk matrix. This tool is a simple grid that considers two main questions:
- Probability: How likely is it that the employee will leave the company?
- Impact: What impact will the departure of this employee have on the company?
According to this matrix, employees can be divided into four main categories:
- High Probability/High Impact: Key employees with a high risk of leaving. The loss of these individuals could be critical, so urgent measures should be taken to retain them.
- High Probability/Low Impact: Employees who are likely to leave the company in the near future, but their departure would not significantly impact operations. However, this could still increase the overall turnover rate.
- Low Probability/High Impact: Important employees who are unlikely to leave the company. It is essential to understand what motivates them to stay and strengthen these aspects.
- Low Probability/Low Impact: While these employees are a lower priority for retention, they are still important for the company’s culture and reputation.
Another version of the employee retention risk matrix is presented here :
By using these forms and segmenting your team, you will see that there is no one-size-fits-all retention strategy. An individual approach is necessary, taking into account the unique circumstances of each employee.
Employee mood monitoring
A great manager knows how to recognize the mood of their employees and understands why it is essential to assess the workplace atmosphere. The simple reason is that happy employees are more productive. When people are satisfied with their job and have harmonious interactions with their colleagues, their efficiency increases, and they are more motivated to contribute to the company’s growth. It is well known that our mood directly impacts productivity.
Mood is a personal matter. Each employee has their own needs and reactions, so it’s important to approach each person individually and consider their specific characteristics. Various tools can be used to monitor the mood of the team, such as one-on-one meetings and surveys. The format can vary—from simple questionnaires to automated applications like the Niko Niko Calendar. It’s recommended to start assessing employee sentiment during the onboarding phase. Surveys can be conducted in the first two weeks, the first two months, and then quarterly. For example, the questions could include:
- Are you familiar with your manager?
- Have you met your colleagues?
- Do you have a mentor?
- Do you know your HR representative?
- Are you satisfied with your workplace?
- Do you understand your job responsibilities?
- Do you have tasks assigned for your probation period?
- Do you have any additional comments or suggestions?
The automated application Niko Niko Calendar is another tool for monitoring and visualizing employee mood. The name comes from the Japanese expression “Niko Niko,” which means “smile” or “happy face.” The main idea is to record mood daily for subsequent analysis and improvement of the work environment. Daily data collection allows for identifying trends and factors that affect the overall mood of the team. Openly displaying moods encourages communication and emotional support and serves as a valuable source for improving work processes. Using Niko Niko Calendar helps enhance the emotional climate, communication, and collaboration within the team.
In conclusion, it is worth noting that today’s job market is extremely competitive, and managers across various fields face challenges when hiring new employees. This can be a problem even for those not actively seeking new staff. High competition in the market means employers may take decisive measures to attract top talent, including your employees. Developing an active employee retention strategy will help you keep your most valuable workers. Even if you believe your team is stable, it’s essential to plan ahead and address factors that might cause employees to look for new opportunities. We hope that the tools presented in this article will help you effectively identify personnel management risks and choose effective strategies to retain your employees.
If you or your organization need assistance with process auditing or developing effective employee retention strategies, feel free to reach out to the experts at the APT team. Our team will be happy to help you tackle any challenges related to effective human capital development within your team or organization.
Authors: Mariia Kot, Oleksandra Alkhimovych
Як лінійним керівникам визначати ризики утримання персоналу?
У сучасному швидкоплинному та складному бізнес-середовищі організації стикаються з численними викликами, пов’язаними з їхнім найціннішим активом — персоналом. Головне завдання полягає у формуванні стійкої та ефективної команди, яка буде сприяти досягненню стратегічних цілей компанії. Проте існує безліч ризиків, які можуть вплинути на ці плани.
Що ж таке ризик? Ризик не є ні суто негативним, ні позитивним явищем — це просто набір впливових факторів. Відповідно до Стандарту ISO 31000 «Управління ризиками: принципи та рекомендації», ризик визначається як “вплив невизначеності на цілі”. Це потенціал того, що може відбутися, і невизначеність може принести як приємні сюрпризи (можливості), так і неприємні (загрози). Ризик також може стати поштовхом для змін, які можуть мати як позитивний, так і негативний ефект, залежно від дій, які вживає організація.
Управління ризиками в організації — це процес, що здійснюється радою директорів, менеджерами та іншими працівниками, починаючи з етапу розробки стратегії і охоплюючи всі аспекти діяльності компанії. Основна мета полягає в ідентифікації подій, які можуть впливати на організацію, управлінні ризиками, пов’язаними з цими подіями, а також контролі за тим, щоб рівень ризику не перевищував допустимого ризик-апетиту, забезпечуючи таким чином досягнення цілей компанії. У будь-якому бізнесі, де залучений персонал, слід враховувати ризики, пов’язані з людським фактором. Ніхто не залишається на одному робочому місці назавжди. Щороку будь-яка організація стикається з певним рівнем плинності кадрів: хтось виходить на пенсію, хтось переїжджає, змінює роботу через особисті обставини, або ж працівника звільняє роботодавець. Проте деяких звільнень можна було б уникнути.
Що таке ризики, пов’язані з персоналом?
Ризики, пов’язані з персоналом, охоплюють потенційні проблеми, що можуть виникнути внаслідок дій або рішень співробітників. Управління такими ризиками передбачає розробку заходів для їх запобігання або вирішення, з метою підтримання стабільної роботи компанії, а також забезпечення задоволеності та продуктивності працівників. Це може включати в себе навчання, впровадження чітких політик та створення сприятливого робочого середовища. Такий підхід допомагає компанії захищати свою репутацію та ефективно досягати своїх стратегічних цілей.
Проведення інтерв’ю при звільненні є ефективним методом для з’ясування причин, чому працівники залишають компанію. Під час таких бесід часто можна виявити певні загальні тенденції, наприклад:
- Визнання: Працівникам важливо відчувати, що їхні зусилля цінуються. Коли досягнення і внесок співробітників не помічаються чи не визнаються, це призводить до демотивації. Брак визнання з боку керівництва може стати причиною, чому співробітники шукають кращі умови у інших роботодавців.
- Кар’єрне зростання: У кожного працівника є свої цілі щодо професійного розвитку. Роботодавці можуть сприяти цьому зростанню, підтримуючи навчання та надаючи можливості для розвитку, або ж навпаки, обмежувати його. Якщо компанія не підтримує кар’єрні амбіції своїх працівників, вона ризикує втратити найталановитіших і найбільш мотивованих співробітників.
- Корпоративна культура: Іноді в компаніях розвивається негативна або токсична культура, що створює ворожу, непривітну чи байдужу атмосферу. Це може значно вплинути на моральний стан і задоволеність працівників, що згодом може призвести до їх звільнення.
- Баланс між роботою та особистим життям: Сучасні працівники все більше цінують можливість підтримувати здоровий баланс між професійною діяльністю та особистим життям. Якщо компанія не враховує це, вимагаючи надмірної віддачі або нехтуючи гнучкістю, співробітники можуть відчути вигоряння і шукати роботу, яка краще відповідає їхнім потребам.
- Стрес і психічне здоров’я: Високий рівень стресу і недостатня увага до психічного здоров’я працівників може призвести до їхнього емоційного виснаження. Якщо робоче середовище створює надмірний тиск або ігнорує потреби в емоційній підтримці, це може стати вагомою причиною для звільнення.
- Міжособистісні конфлікти: Конфлікти між колегами або з керівництвом можуть значно вплинути на робочу атмосферу. Якщо проблеми не вирішуються вчасно, це може створити напружену ситуацію, яка змусить працівників шукати більш сприятливе середовище для роботи.
Всі ці проблеми мають одну спільну характеристику: їх можна передбачити та попередити. Активне управління цими факторами допомагає компаніям утримувати талановитих працівників і створювати здорове та продуктивне робоче середовище.
У цій статті буде розглянуто два інструменти для управління ризиками по персоналу: матрицю ризику втрати працівників та оцінку настрою співробітників.
Матриця ризику втрати працівників
Стратегії утримання персоналу зазвичай розробляються на рівні всієї організації. Проте процес звільнення співробітників завжди має індивідуальний характер. Щодня хтось із вашої команди може вирішити піти з компанії, і деякі працівники схильні приймати таке рішення частіше, ніж інші. Вплив звільнення також варіюється залежно від конкретного співробітника. Наприклад, деякі люди є ключовими для компанії, і ефективна стратегія утримання повинна бути спрямована на збереження саме цих важливих кадрів.
Один з підходів для створення цілеспрямованої стратегії утримання – використання матриці ризику втрати працівників. Цей інструмент є простою сіткою, яка враховує два основні питання:
- Ймовірність: Наскільки ймовірно, що працівник залишить компанію?
- Вплив: Який вплив матиме звільнення цього працівника на компанію?
Згідно з цією матрицею, співробітників можна розділити на чотири основні категорії:
- Висока ймовірність/Великий вплив: Ключові працівники з високим ризиком звільнення. Втрата таких людей може бути критичною, тому слід вжити термінових заходів для їхнього утримання.
- Висока ймовірність/Малий вплив: Співробітники, які ймовірно залишать компанію в найближчому майбутньому, але їх звільнення не матиме значного впливу на операції. Проте це може підвищити загальний рівень плинності кадрів.
- Низька ймовірність/Великий вплив: Важливі співробітники, які, ймовірно, не залишать компанію. Важливо з’ясувати, що їх мотивує залишатися, і зміцнити ці аспекти.
- Низька ймовірність/Малий вплив: Хоча ці працівники мають менший пріоритет для утримання, вони все ще важливі для корпоративної культури та репутації компанії.
Ще одна форма матриці ризику втрати працівників наведена тут :
Використовуючи ці форми та сегментуючи свою команду, ви побачите, що універсальної стратегії утримання не існує. Необхідний індивідуальний підхід, що враховує унікальні обставини кожного співробітника.
Оцінка настрою співробітників
Розумний керівник вміє розпізнавати настрій своїх співробітників і розуміє, чому важливо оцінювати атмосферу на робочому місці. Просте пояснення: щасливі працівники є більш продуктивними. Коли люди задоволені своєю роботою і гармонійно взаємодіють з колегами, їх ефективність зростає, і вони мають більше мотивації сприяти розвитку компанії. Відомо, що наш настрій прямо впливає на продуктивність.
Настрій – річ особиста. Кожен співробітник має свої власні потреби та реакції, тому важливо підходити до кожного індивідуально і враховувати його особливості. Для моніторингу настрою команди можна використовувати різні інструменти, такі як індивідуальні зустрічі та опитування. Форма може варіюватися – від звичайних анкет до автоматизованих застосунків, таких як Niko Niko Calendar. Рекомендується проводити оцінку настрою вже на етапі адаптації нового працівника. Опитування можуть проводитися на перших двох тижнях, перших двох місяцях і далі щоквартально. Наприклад, питання можуть бути такими:
- Чи знайомі ви зі своїм керівником?
- Чи познайомилися ви з колегами?
- Чи є у вас куратор?
- Чи знаєте ви свого HR?
- Чи задоволені ви своїм робочим місцем?
- Чи розумієте ви свої посадові обов’язки?
- Чи є у вас завдання на випробувальний термін?
- Чи є у вас додаткові зауваження чи побажання?
Автоматизований застосунок Niko Niko Calendar є ще одним інструментом для моніторингу та візуалізації настрою співробітників. Назва походить від японського виразу “Niko Niko”, що означає “усмішка” або “щасливе обличчя”. Основна ідея полягає в щоденній фіксації настрою для подальшого аналізу та вдосконалення робочого середовища. Щоденний збір даних дозволяє виявити тенденції та фактори, що впливають на настрій команди загалом. Відкрите відображення настроїв стимулює комунікацію і емоційну підтримку, а також є важливим джерелом для поліпшення робочих процесів. Використання Niko Niko Calendar сприяє покращенню емоційного клімату, комунікації і співпраці в команді.
Підсумовуючи, слід відзначити, що ринок праці сьогодні є надзвичайно конкурентним, і керівники в різних сферах стикаються з труднощами при наймі нових співробітників. Це може стати проблемою навіть для тих, хто не активно шукає працівників. Висока конкуренція на ринку означає, що роботодавці можуть вдаватися до рішучих заходів для залучення найкращих талантів, включаючи ваших співробітників. Розробка активної стратегії утримання персоналу допоможе зберегти ваших найцінніших працівників. Навіть якщо ви вважаєте, що ваша команда стабільна, важливо заздалегідь планувати і усувати чинники, які можуть змусити працівників шукати нові можливості. Сподіваємося, що інструменти, представлені в статті, допоможуть вам ефективно виявляти ризики в управлінні персоналом і вибирати ефективні стратегії для їх утримання.
Якщо вам або вашій організації потрібна допомога в аудиті процесів або розробці ефективних стратегій з утримання персоналу, звертайтесь до експертів команди АРТ. Наша команда із задоволенням допоможе вам вирішити будь-які виклики, пов’язані з ефективним управлінням персоналом у вашій команді або організації.
Автори: Марія Кот, Олександра Альхімович
