Every manager today has navigated their first day, week, and month in a leadership role. For many, this period is marked by uncertainty, obstacles, and unavoidable errors, as taking responsibility naturally comes with the risk of mistakes. Understanding that errors are an inherent part of the learning curve is crucial. Yet, these mistakes can be minimized by leveraging not only personal experiences but also adopting best practices and insights from others.
This article will delve into frequent missteps made by new managers and offer practical advice on how to sidestep them. These strategies will help you adjust more swiftly to your new role and build a strong foundation for effective leadership. Emphasizing strategic management, team engagement, and leadership growth, these tips are designed to assist you in not just managing tasks, but also in steering your team towards achieving shared objectives and fostering a motivated, cohesive work environment.
Mistake #1: Failing to maintain proper boundaries with colleagues
New managers often find themselves in situations where they must lead friends and former colleagues who might attempt to leverage these relationships for special treatment. It’s crucial to remember that reputation, respect, and trust are built on fair treatment of everyone and prioritizing the team’s interests. Some sources advise avoiding friendships within the team, but this isn’t always feasible, especially if such relationships already exist. It’s best to have an open conversation with your team and clearly outline your new responsibilities. Define what success looks like for each employee and for the team as a whole. Make it clear that while you care about each individual, your decisions will prioritize the team’s interests. Consistency in your decisions and behavior is also vital. Demonstrate that your objectivity and fairness are independent of personal relationships. This approach will help prevent misunderstandings and conflicts and strengthen trust in you as a leader.
Mistake #2: Hiding behind policies or higher management when tough decisions are needed
If a company policy is reasonable, support it and explain the rationale behind it. Conversely, if you find something unjustified, don’t be afraid to speak up. If a request from an employee is valid, advocate for it. If a matter isn’t worth the conflict, clarify why you believe so. It’s important to establish your position clearly, justify it, and stick to your decisions. Difficult conversations are inevitable and should be addressed rather than avoided. Delaying problem resolution only exacerbates the issue and can negatively impact the team. When someone is underperforming, it adds extra pressure on others, and such situations cannot be ignored. The role of a manager is not just to be “pleasant,” but to be an effective leader. While a team may appreciate a friendly manager, they will be dissatisfied if productivity drops or stagnates due to a lack of decisiveness.
Mistake #3: Micromanaging
Once you have delegated tasks, it’s important not to micromanage every step of your team member’s process. Constantly interfering not only demotivates individuals but also undermines their ability to develop autonomy and responsibility. As a manager, your role is to trust your team and give them space to make decisions. Additionally, don’t be quick to take responsibilities away from an employee at the first sign of trouble. Instead, use challenges as opportunities to provide support and guidance, fostering their professional growth and confidence. Delegate not just minor tasks but also larger ones, offering clear instructions on how to achieve the desired outcome, why it matters, and what the end result should be. Teaching employees to understand the broader context of their work, rather than just completing tasks, helps them take personal responsibility and encourages their professional development. When people feel trusted and given the freedom to act, they not only tackle current tasks more effectively but also grow as specialists capable of making decisions and taking responsibility for their choices.
Mistake #4: Avoiding delegation
A common mistake among new managers is avoiding delegation. Focusing on details and striving for perfection can lead managers to take on too much work themselves. However, effective management involves distributing tasks to those who are best suited to complete them. When a task aligns with an employee’s skills, it should be their responsibility. Delegation should be based on understanding the team’s strengths: unique skills, expertise in certain areas, or availability. This approach ensures more effective workload distribution and better results. Additionally, delegation frees the manager from mundane routine tasks, allowing them to focus on more important aspects of management such as strategy, team morale, and solving complex problems. Without proper delegation, there’s a risk of getting bogged down in details and losing sight of broader business processes. Proper delegation not only reduces the manager’s workload but also fosters the team’s responsibility and competence, enhancing overall effectiveness.
Mistake #5: Not understanding or ignoring all stakeholders
New managers often focus only on their team, their manager, and close colleagues, overlooking other important stakeholders. As a manager, your circle of stakeholders expands to include individuals like your boss’s boss, the leadership team, vendors, external partners, and more. Neglecting these individuals can lead to missed information and decreased effectiveness. To avoid this mistake, it’s crucial to understand who else has an interest in your work and why. Identify those with formal or informal influence on your tasks and goals, including key people from other departments or their stakeholders. If unsure, consult your supervisor. Build effective relationships by scheduling one-on-one meetings with these individuals, learning about their expectations and concerns, and asking how you and your team can add value to their work. Engaging stakeholders is not just an additional task; it is critical to your success. Maintaining these relationships helps you implement new ideas, overcome obstacles, and achieve results. Active engagement fosters trust and a positive attitude that benefits your current role.
Mistake #6: Rushing changes
It’s important not to implement sweeping changes all at once. First, understand your employees’ goals and the organization’s overall culture before making major alterations to work processes. People value stability and certainty, so approach changes with sensitivity to these human needs. There may be valid reasons why existing processes are in place. Instead of immediately making significant changes, start by maintaining the status quo, learning about the current processes, understanding why they work the way they do, and only then making necessary adjustments. This approach helps you gain team support and validate your decisions.
Mistake #7: Not asking for help
Managers must not be afraid to ask for help when needed. If you feel overwhelmed by management responsibilities, discuss it with your manager and colleagues. They likely have similar experiences and can offer valuable advice. Regardless of your position, seeking help or support is always appropriate. Remember, you are human and entitled to emotions. It’s not worth enduring stress by keeping problems to yourself when support is available. Management roles require different skills. What made you successful in handling tasks alone may not always apply to effectively managing a team. A manager’s role is not to do the work themselves but to guide the team towards achieving goals.
Thus, the experience of many managers shows that encountering such challenges is a common occurrence, and knowledge of these situations can significantly ease the path for newcomers. The ability to avoid excessive control and effectively delegate tasks helps reduce the risk of burnout and improve team performance. Gradual implementation of changes ensures stability and team support, which is crucial for the successful execution of innovations. Building relationships with all stakeholders and open communication help better understand the team’s needs and ensure effective work. Fair treatment of all team members and willingness to seek help create a productive and supportive atmosphere. A true leader continuously learns, adapts, and shows empathy, which fosters harmony in the team and contributes to its success. Focusing on these aspects will help new managers become confident leaders, capable of effectively handling complex tasks and achieving results.
If you are looking to master the best people management practices or organize training programs for your company, we are ready to assist. The APT team of experts, consisting of experienced leaders, will provide you with the knowledge and experience to significantly enhance and develop your management potential.
Authors: Mariia Kot, Oleksandra Alkhimovych.
Помилки, яких слід уникати новим менеджерам
Кожен, хто сьогодні обіймає посаду менеджера, колись пережив свій перший робочий день, перший тиждень і перший місяць у цій ролі. Для багатьох цей етап був пов’язаний із сумнівами, викликами та неминучими помилками, адже помиляється той, хто діє і бере на себе відповідальність. Важливо зрозуміти, що помилки – це природна частина процесу навчання. Проте є можливість мінімізувати їх, використовуючи не тільки власний досвід, але й переймаючи найкращі практики та уроки інших.
У цій статті ми детально розглянемо поширені помилки, які можуть виникати у менеджерів-початківців, а також поділимося практичними порадами щодо їх уникнення. Ці рекомендації допоможуть вам не лише швидше адаптуватися до нової ролі, але й сформувати міцний фундамент для ефективного керівництва, зосередившись на стратегічному управлінні, взаємодії з командою та розвитку лідерських навичок. Адже послідовний та ефективний менеджмент – це не просто набір завдань, а вміння спрямовувати людей на досягнення спільної мети, будуючи злагоджену та мотивовану команду.
Помилка № 1: Не тримати субординацію з колегами
Нові менеджери часто опиняються в ситуаціях, коли їм потрібно керувати друзями та колишніми колегами, які намагаються використовувати ці стосунки для отримання особливого ставлення. Важливо пам’ятати, що репутація, повага і довіра залежать від справедливого ставлення до всіх і пріоритету інтересів команди. Деякі джерела радять уникати дружніх стосунків з командою, але це не завжди можливо, особливо якщо ви вже маєте такі стосунки. Найкраще провести відверту розмову з командою та чітко окреслити свої нові обов’язки. Визначте, що саме є показником успіху для кожного співробітника та для команди в цілому. Поясніть, що ви піклуєтеся про кожного індивідуально, але при прийнятті рішень будете враховувати інтереси команди як пріоритетні. Також важливо бути послідовним у своїх рішеннях і поведінці. Демонструйте, що ваша об’єктивність і справедливість не залежать від особистих стосунків. Це допоможе уникнути непорозумінь і конфліктів, а також зміцнить довіру до вас як до лідера.
Помилка № 2: Прикриватися політиками або вищим керівництвом, коли потрібно бути «жорстким».
Якщо політика компанії є обґрунтованою, підтримайте її та поясніть причини. Якщо ж ви вважаєте щось необґрунтованим, не бійтеся про це сказати. Якщо запит співробітника виправданий, станьте на його бік. Якщо ж питання не варте суперечки, поясніть, чому ви так вважаєте. Важливо чітко визначити свою позицію, аргументувати її та триматися прийнятого рішення. Важкі розмови неминучі, і їх необхідно вирішувати, а не уникати. Чим довше ви відкладаєте вирішення проблеми, тим серйознішою вона стає і може негативно вплинути на команду. Якщо хтось не справляється зі своїми обов’язками, це створює додаткове навантаження на інших, і такі ситуації не можна залишати без уваги. Завдання менеджера – не лише бути «приємним», а стати результативним лідером. Команда може цінувати доброзичливого менеджера, але буде незадоволена, якщо через недостатню рішучість впаде продуктивність або почнеться застій.
Помилка № 3: Надмірний контроль
Якщо ви делегували завдання, не варто контролювати кожен крок свого фахівця, постійно втручаючись у процес. Це не тільки демотивує людину, але й підриває її здатність розвивати самостійність та відповідальність. Ваше завдання як керівника — довіряти своїй команді й давати їм простір для прийняття рішень. Крім того, не поспішайте забирати обов’язки у співробітника при перших ознаках проблеми. Замість цього використовуйте труднощі як можливість навчити його, надавши підтримку та поради. Це сприятиме розвитку його професійних навичок та впевненості в собі. Делегуйте не лише дрібні завдання, а й більші, надаючи чіткі вказівки щодо того, як досягти результату, чому це важливо і який кінцевий результат очікується. Важливо навчати людей не просто виконувати завдання, а й розуміти ширший контекст, у якому вони працюють. Такий підхід формує у співробітників особисту відповідальність за свою роботу і сприяє їхньому професійному зростанню. Коли людина відчуває довіру й отримує простір для дій, вона не лише ефективніше вирішує поточні завдання, але й розвивається як фахівець, здатний приймати рішення і нести відповідальність за свій вибір.
Помилка № 4: Не делегувати
Одна з поширених помилок, яку допускають керівникина початку кар’єри, — уникати делегування. Зосередженість на деталях і прагнення до досконалості можуть призвести до того, що керівник бере на себе надмірну кількість роботи. Однак ефективний менеджмент полягає в тому, щоб правильно розподіляти завдання між тими, хто найбільше підходить для їх виконання. Коли завдання відповідає компетенціям співробітника — це має бути його відповідальність. Делегування повинно базуватися на розумінні сильних сторін команди: унікальних навичок, експертизи в певних сферах або доступності часу. Це дозволить більш ефективно розподіляти робоче навантаження та забезпечити кращі результати. Крім того, делегування звільняє керівника від дрібної рутинної роботи, даючи йому можливість зосередитися на важливіших аспектах управління — стратегії, підтримці командного духу та вирішенні складних проблем. Без цього існує ризик загрузнути в дрібницях і втратити ширший погляд на бізнес-процеси. Правильний підхід до делегування не тільки знижує навантаження на керівника, а й сприяє розвитку відповідальності та компетентності команди, підвищуючи загальну ефективність роботи.
Помилка №5: Нерозуміння або ігнорування усіх зацікавлених сторін
Часто нові менеджери зосереджуються лише на своїй команді, керівнику та близьких колегах, забуваючи про інших важливих учасників процесу. Однак у ролі менеджера ваше коло зацікавлених осіб розширюється і включає таких людей, як керівник вашого керівника, лідерська команда, постачальники, зовнішні партнери, тощо. Неувага до цих осіб може призвести до втрати важливої інформації і зниженої ефективності.Щоб уникнути цієї помилки, важливо зрозуміти, хто ще має інтерес у вашій роботі і чому. З’ясуйте, хто має формальний або неформальний вплив на ваші завдання і цілі. Це можуть бути ключові особи з інших відділів або їхні стейкхолдери. Якщо ви не впевнені, поцікавтеся у свого керівника. Щоб побудувати ефективні стосунки, організуйте індивідуальні зустрічі з цими людьми, дізнайтеся про їхні очікування і проблеми. Запитайте, як ви і ваша команда можете додати цінності їхній роботі. Залучення зацікавлених сторін не є просто додатковим завданням. Це критично важливо для успіху вашої роботи. Підтримка цих стосунків допоможе вам впроваджувати нові ідеї, усувати перешкоди та досягати результатів. Якщо ви будете підтримувати ці зв’язки і активно взаємодіяти, це створить довіру і позитивне ставлення, які принесуть тільки користь вашійпоточній ролі.
Помилка №6: Занадто поспішати зі змінами
Не слід змінювати все відразу. Спочатку варто розібратися з цілями співробітників і загальною культурою організації, перш ніж впроваджувати великі зміни у робочі процеси. Люди цінують стабільність і впевненість, тому важливо підходити до змін з розумінням цієї людської потреби. Крім того, можуть бути вагомі причини, чому існуючі процеси працюють саме так. Замість того, щоб негайно вносити великі зміни, спочатку збережіть статус-кво, вивчіть процеси, розберіться, чому все працює саме так, і тільки потім впроваджуйте необхідні зміни. Це допоможе вам отримати підтримку команди і перевірити, наскільки правильні ваші рішення.
Помилка №7: Не просити про допомогу
Менеджерам важливо не боятися просити допомогу, коли вона потрібна. Якщо ви відчуваєте, що тисне управлінська робота, обговоріть це з вашим керівником та колегами. Вони, ймовірно, мають подібний досвід і можуть надати корисні поради. Неважливо, на якій ви посаді — це не заважає вам звертатися по допомогу або підтримку. Пам’ятайте, що ви людина і маєте право на емоції. Не варто терпіти стрес, замовчуючи свої проблеми, якщо у вас є можливість отримати підтримку. Управлінська роль вимагає інших навичок. Те, що робило вас успішними у виконанні завдань самостійно, не завжди підходить для ефективного управління командою. Роль менеджера полягає не в тому, щоб виконувати роботу самому, а в тому, щоб направляти команду до досягнення цілей.
Отже, досвід багатьох менеджерів показує, що зіткнення з подібними викликами є звичним явищем, і знання про ці ситуації може значно спростити шлях новачкам. Уміння уникати надмірного контролю та ефективно делегувати завдання допомагає зменшити ризик вигорання і покращити командну ефективність. Поступове впровадження змін забезпечує збереження стабільності та підтримку з боку команди, що є важливим для успішного реалізації нововведень. Налагодження стосунків з усіма зацікавленими сторонами і відкрите спілкування допомагають краще зрозуміти потреби команди і забезпечити її ефективну роботу. Справедливе ставлення до всіх членів команди та готовність звертатися за допомогою створюють продуктивну і підтримуючу атмосферу. Справжній лідер постійно вчиться, адаптується і проявляє емпатію, що сприяє гармонії в команді і її успіху. Фокус на цих аспектах допоможе новим менеджерам стати впевненими лідерами, здатними ефективно вирішувати складні завдання і досягати результатів.
Якщо ви прагнете засвоїти найкращі управлінські практики або організувати навчальні програми для вашої компанії, ми готові допомогти. Команда експертів АРТ, що складається з досвідчених керівників, надасть вам знання і досвід, які суттєво підвищать і розвинують ваш управлінський потенціал.
Автори: Марія Кот, Олександра Альхімович.
