Perhaps you feel that your workday is filled with numerous meetings. In such a case, you might consider canceling regular one-on-one meetings with each member of your team to free up extra time. However, this is not a good idea, as regular 1:1 meetings make your team and your business successful.
One-on-one meetings between a manager and team members are one of the most crucial tools for successful personnel management and supporting employee development. These meetings provide an opportunity for personal connection, expression of individual needs, and serve as a platform for confidential discussions of problems and conflict resolution. One-on-one meetings create an open and meaningful communication environment, helping to gather valuable information about people’s well-being, intentions, aspirations, and goals, in addition to discussing work-related issues.
During regular one-on-one meetings, you can:
- Discuss work issues and priorities.
- Provide and receive feedback.
- Support and enhance employee development and productivity through coaching.
- Discuss career growth opportunities.
- Assess employee satisfaction levels.
- Help employees overcome obstacles to success and identify specific actions.
According to Gallup research, employees who regularly have one-on-one meetings with their managers are three times more engaged in their work. Employee engagement contributes to increased effectiveness and productivity. Additionally, individual meetings provide an opportunity to establish a connection between daily work and the personal contribution of each employee. It is important to note that 1:1 meetings are primarily intended for discussing opportunities and issues for the employee, rather than reporting on work tasks.
What should be the duration and frequency of 1:1 meetings?
Typically, they range from 30 to 60 minutes, depending on the meeting’s agenda. For brief synchronization, 15 minutes might suffice, but what’s more important is the regularity of such meetings rather than their duration. The frequency of meetings can be weekly or biweekly. It’s not advisable to hold meetings less frequently than once every two weeks, as a lot of issues may accumulate during this time. There’s a risk that the employee may lose some work focus, or the manager may not timely assess potential risks associated with it.
How to prepare for a 1:1 meeting?
Using the conversation plan outlined below, you can ensure a productive meeting.
- Define the purpose and agenda.
- Start the meeting with small talk.
- Discuss the meeting topic and agenda.
- Structure the conversation and listen attentively.
- Thank the individual for their work and express your support.
- Assess the person’s mood and the reasons affecting it.
Here are some more tips for conducting personal meetings:
- Remember that listening is a crucial skill for effective communication, especially during personal meetings. Pay attention to what your employee is saying not just to be polite or fulfill your obligatory role, but to genuinely offer support and help solve current issues.
- Regular personal meetings are key to successful communication with teams. Their frequency can be weekly or biweekly, depending on the goals and tasks that need to be discussed.
- The agenda for the meeting should be formed together with the employee, so it’s important to have some flexibility in its creation.
- Ensuring confidentiality during 1:1 meetings is critical for building trust between the manager and the employee. People should feel that they can openly share their thoughts, problems, and goals without fear of disclosure or misuse. The manager should guarantee that the information obtained during the meeting remains between the participants of the personal meeting. If during a 1:1 meeting, the manager learns sensitive information about the employee, they should be prepared to provide necessary assistance, including advice, resource-finding to solve the problem, or even involving additional experts and psychological support. It’s important for the manager to act sensitively and professionally, maintaining the confidentiality of information and doing everything within their responsibility to support the employee in challenging situations.
- Share your experiences to provide support and set an example for the team. Humanity and openness to dialogue encourage people to be open and trusting towards their leader.
- It’s important to be open to feedback, including feedback addressed directly to you, to have the opportunity to track the thoughts and evaluations of your team. This will help you improve processes and yourself personally.
What topics can be discussed during 1:1 meetings?
1:1 meetings should be substantive, providing a general overview and feedback from each regarding the current state of affairs within the team or company. To achieve this, various topics can be discussed and diverse questions can be posed with a certain regularity during the meetings.
For example:
- Organization of work in remote team:
- What tools or programs do you consider most effective for collaborative remote work?
- What strategies do you employ to maintain productivity and ensure effective communication in remote work conditions?
- Managerial support needs:
- Is there anything you’re currently struggling with, and how can I assist you?
- What specific forms of support from me do you find most beneficial for your current situation?
- Goal setting and distribution:
- What goals would you like to set for yourself for the next quarter or year?
- Do your current goals align with your professional ambitions? Do they need to be reviewed?
- Receiving feedback:
- What important aspects of your work should I know more about?
- How can I improve the feedback process to ensure your comfort and work efficiency?
- Recognition of achievements:
- What accomplishment or project do you consider most valuable to yourself?
- How can I better acknowledge your achievements?
- Career growth and professional development plans:
- What steps do you plan to take for your career growth in the upcoming year?
- What knowledge or skills do you aim to develop to achieve your career goals?
- Availability of necessary tools and resources for job performance:
- Is there anything you lack for effective job performance?
- Which specific tools or resources do you consider most important for your successful work?
- Assessment of performance and productivity:
- How do you evaluate your own productivity recently? Is there anything you want to improve?
- What specific goals have you set for yourself in terms of performance this week/month?
- Team collaboration:
- Which aspects of team collaboration do you value the most? Is there anything we can do to enhance collaboration?
- What initiatives or actions do you see as those that can improve the efficiency of our teamwork?
- Satisfaction with the work performed:
- What do you like most about your work currently?
- Is there anything we can do to make your work more attractive?
- Clarity of roles and expectations:
- How do you assess the clarity of your role and the expectations associated with it?
- Is there anything that requires further clarification or transparency regarding your role?
- Feedback on the company and current work:
- How do you feel about the company overall? Is there anything we can do to improve your experience?
- In your opinion, what makes our company an attractive place to work, and what do you think could be improved?
By employing various topics and different questions for individual meetings, the manager diversifies their communication with the team. These meetings become an effective tool for gaining a comprehensive understanding of feedback from employees on issues that are relevant and important to the company. If the manager notices a consistent pattern in people’s responses, it can serve as a catalyst for changes both at the team and company levels.
In summary, 1:1 meetings between the manager and team members are not just a management tool but also a key element for development and support. They provide an opportunity for personal connection, professional skill development, and effective problem-solving. Well-organized 1:1 meetings can form the basis for successful personnel management and achievement of company goals. It’s an investment in people that creates significant value in terms of employee satisfaction and performance results.
If you’re aiming to enhance the effectiveness and impact of your communication, we welcome you to join our training courses, “Communicating with Impact” and “Great Manager“. These programs emphasize communication techniques, with a special focus on conducting 1:1 meetings.
Authors: Mariia Kot, Oleksandra Alkhimovych
Проведення зустрічі 1:1
Можливо, ви відчуваєте, що ваш робочий день завантажений безліччю зустрічей. У такому випадку, ви можете вирішити скасувати регулярні особисті зустрічі з кожним членом вашої команди, щоб звільнити додатковий час. Проте це не є хорошою ідеєю, оскільки регулярні 1:1 зустрічі роблять вашу команду і ваш бізнес успішним.
Зустрічі 1:1 між менеджером та членами команди є одним з найважливіших інструментів для успішного управління персоналом та підтримки розвитку співробітників. Ці зустрічі створюють можливість для особистого зв’язку, вираження індивідуальних потреб, а також надають платформу для конфіденційного обговорення проблем та вирішення конфліктів. Зустрічі 1:1 створюють відкрите та змістовне середовище для спілкування, допомагають отримати корисну інформацію про самопочуття людей, їхні наміри, прагнення та цілі, крім обговорення робочих питань.
Під час регулярних зустрічей 1:1 ви можете:
- Обговорювати робочі питання та пріоритети.
- Надавати та отримувати зворотний зв’язок.
- Підтримувати та покращувати розвиток та продуктивність працівника через коучинг.
- Обговорювати можливості кар’єрного росту.
- Оцінювати рівень задоволеності працівників.
- Допомагати працівникам долати перешкоди на шляху до успіху та визначати конкретні дії.
Згідно з дослідженням Gallup, співробітники, які регулярно зустрічаються один на один зі своїми менеджерами, у три рази більш залучені до своєї роботи. Залученість співробітників сприяє підвищенню ефективності та продуктивності. Крім того, індивідуальні зустрічі надають можливість встановити зв’язок між щоденною роботою та особистим внеском кожного працівника. Важливо зауважити, що зустрічі 1:1 переважно призначені для обговорення можливостей та проблем співробітника, а не для звітування про робочі завдання.
Якою має бути тривалість та регулярність зустрічей 1:1?
Зазвичай – від 30 до 60 хвилин, в залежності від теми зустрічі. Для короткої синхронізації, можливо, вистачить і 15 хвилин, але важливіше – це регулярність таких зустрічей, а не їхня тривалість. Частота зустрічей може бути один раз на тиждень або один раз на два тижні. Небажано проводити зустрічі рідше, ніж раз на два тижні, оскільки за цей час може накопичитися багато відкритих питань. Зокрема є ризик того, що співробітник втратить певний робочий фокус, або менеджер не встигне своєчасно оцінити потенційні ризики, пов’язані з ним.
Як підготуватись до проведення зустрічі 1:1?
Використовуючи план розмови, наведений нижче, ви можете забезпечити плідну та продуктивну зустріч.
- Визначте мету і порядок денний
- Почніть зустріч зі small talk
- Проговоріть тему зустрічі та порядок денний
- Структуруйте розмову та в більшій мірі слухайте людину
- Подякуйте людині за її роботу та зазначте свою підтримку
- Оцініть настрій людини та причини, які на нього впливають.
Ось ще деякі поради з огляду на проведення особистих зустрічей:
- Не забувайте, що слухання – важлива навичка для ефективного спілкування, особливо під час особистих зустрічей. Стежте за тим, що говорить ваш співробітник не тільки для того, щоб бути ввічливим або виконати свою обов’язкову роль, а для того, щоб дійсно дати йому/їй підтримку та допомогти вирішити поточні проблеми.
- Регулярні особисті зустрічі є ключем до успішного спілкування з командами. Їх частота може бути щотижневою або раз на два тижні, залежно від цілей та завдань, які потрібно обговорити.
- Порядок денний на зустрічі слід формувати разом із співробітником, тому важливо мати певну гнучкість у його створенні.
- Забезпечення конфіденційності під час зустрічей 1:1 є критично важливим для побудови довіри між менеджером та працівником. Люди мають відчувати, що можуть відкрито ділитися своїми думками, проблемами та цілями, не боячись їхнього розголошення або використання не в їх інтересах. Менеджер має гарантувати, що інформація, отримана під час зустрічі, залишиться між учасниками особистої зустрічі. У разі, якщо під час зустрічі 1:1 менеджер дізнається сенситивну інформацію про співробітника, він має бути готовий надати необхідну допомогу, включаючи надання порад, пошук ресурсів для розв’язання проблеми, або навіть залучення додаткових фахівців та психологічну підтримку. Важливо, щоб менеджер діяв чутливо та професійно, зберігаючи конфіденційність інформації та роблячи все в зоні своєї відповідальності для підтримки співробітника в складних ситуаціях.
- Поділіться своїм досвідом, щоб надати підтримку та стати для команди прикладом. Людяність та відкритість до діалогу спонукають людей до відкритості та довіри до свого керівника.
- Важливо бути відкритим до зворотного зв’язку, включаючи адресований особисто вам, щоб мати можливість відстежувати думки та оцінки вашої команди. Це допоможе вам покращувати процеси та себе особисто.
Які теми можна обговорювати протягом зустрічей 1:1?
Зустрічі 1:1 повинні бути змістовними і надавати загальне уявлення та зворотний зв’язок від кожного стосовно поточного стану справ у команді або компанії. Для досягнення цього, під час зустрічей можна обговорювати різні теми та ставити різноманітні питання з певною регулярністю.
Наприклад:
- Організація роботи в умовах дистанційної командної роботи:
- Які інструменти або програми ви вважаєте найбільш ефективними для спільної роботи на відстані?
- Які стратегії ви використовуєте для збереження продуктивності та забезпечення ефективного спілкування в умовах дистанційної роботи?
- Потреби у підтримці з боку менеджера:
- Чи є щось, з чим ви зараз відчуваєте труднощі, і як я можу вам допомогти?
- Які конкретні способи підтримки від мене ви вважаєте найбільш корисними для вашої поточної ситуації?
- Постановка та розподіл цілей:
- Які цілі ви б хотіли встановити для себе на наступний квартал або рік?
- Чи відповідають поточні цілі вашим професійним амбіціям? Чи потрібно їх переглянути?
- Отримання зворотного зв’язку:
- Про які важливі для вас аспекти роботи мені варто знати більше?
- Як я можу покращити процес надання вам зворотного зв’язку для забезпечення вашого комфорту та ефективності роботи?
- Визнання досягнень:
- Який здобуток або проєкт ви вважаєте найбільш цінним для себе?
- Як я можу краще визнавати ваші досягнення?
- Плани щодо кар’єрного зростання та професійного розвитку:
- Які кроки ви плануєте зробити для свого кар’єрного зростання в наступному році?
- Які знання або навички ви прагнете розвивати, щоб досягти своїх кар’єрних цілей?
- Наявність необхідних інструментів та ресурсів для виконання роботи:
- Чи є щось, чого вам не вистачає для ефективного виконання своєї роботи?
- Які конкретні інструменти або ресурси ви вважаєте найбільш важливими для вашої успішної роботи?
- Оцінка виконання обов’язків та продуктивності:
- Як ви оцінюєте свою власну продуктивність в останній час? Чи є щось, що ви хочете покращити?
- Які конкретні цілі ви встановили для себе з точки зору результативності на цьому тижні/місяці?
- Співпраця в команді:
- Які аспекти співпраці в команді ви цінуєте найбільше? Чи є щось, що ми можемо зробити, щоб поліпшити співпрацю?
- Які ініціативи або дії ви вбачаєте як такі, які можуть підвищити ефективність нашої командної роботи?
- Задоволення від виконаної роботи:
- Що вам найбільше подобається у вашій роботі зараз?
- Чи є щось, що ми можемо зробити, щоб ваша робота стала більш привабливою?
- Чіткість ролей та очікувань:
- Як ви оцінюєте чіткість вашої ролі та чи зрозумілі очікування по ній?
- Чи є щось, що потребує більшого уточнення або прозорості по вашій ролі?
- Зворотні відгуки про компанію та поточну роботу:
- Як ви відчуваєте себе в компанії в цілому? Чи є щось, що ми можемо зробити, щоб покращити ваші враження?
- Що, на вашу думку, що робить нашу компанію привабливим місцем роботи, а що, на вашу думку, можна покращити?
Застосовуючи різні теми та різні питання для особистих зустрічей, керівник урізноманітнює своє спілкування з командою. Зустрічі стануть дієвим інструментом для всебічного розуміння зворотного зв’язку від співробітників на актуальні і важливі для компанії питання. Якщо у відповідях людей менеджер чутиме один і той же паттерн, то це може бути і привід для змін, як на рівні команди, так і компанії в цілому.
Підсумовуючи, зустрічі 1:1 між менеджером та членами команди є не лише інструментом управління, але й ключовим елементом для розвитку та підтримки. Вони створюють можливість для особистого зв’язку, розвитку професійних навичок та ефективного вирішення проблем. Правильно організовані зустрічі 1:1 можуть стати основою для успішного управління персоналом та досягнення цілей компанії. Це інвестиція в людей, яка створює вагому цінність у вигляді задоволеності людей та результатів їх роботи.
Якщо ви хотіли б зробити свою комунікацію більш ефективною та впливовою, запрошуємо стати учасником наших навчальних програм “Впливова комунікація” та “Майстерність менеджера” , де ми дуже детально приділяємо увагу методам комунікацій, зокрема – проведенню 1:1 зустрічей.
Автори: Марія Кот, Олександра Альхімович
