The history of delegation as a management principle has ancient roots, and it’s difficult to pinpoint exactly who first wrote about it. However, many management authors and researchers, such as Peter Drucker, Henri Fayol, Frederick Taylor, and others, included the concept of delegation in their work as far back as the 19th and 20th centuries. They explored various aspects of management and emphasized the importance of delegation for the effective functioning of organizations.
One prominent example of effective delegation in business concerns Google. In his book “Work Rules!”, Laszlo Bock, former Vice President of People Operations at Google, describes how the company’s leadership granted employees significant autonomy and freedom in task resolution. One example is the project to create the Chrome web browser. In this project, developers were given substantial freedom and authority to make decisions. Management provided the opportunity to independently determine strategy, develop functionality, and implement innovations. This approach allowed engineers to be more responsible and engaged in the project, contributing to the successful launch and development of the Chrome browser.
Is the delegation process complex?
For some managers, delegation can be challenging as they may feel stress or discomfort in relinquishing responsibility. However, for others, it can be a straightforward process, especially if they have experience working with teams and trust their employees. It’s important to have a clear understanding of when and how to delegate tasks and to have the necessary leadership skills for successfully executing this process.
What is the key goal of delegation?
Delegation is the process of transferring responsibility, authority, and tasks from a manager to an employee or team with the aim of efficiently completing work and achieving organizational goals. The essence of delegation lies in identifying the right person to perform a specific task or decision, granting them the necessary authority and resources, and then providing the necessary support for successful task completion. Delegation allows the manager to focus on strategic aspects of work, develop their employees, and build an effective team.
What tasks should and shouldn’t be delegated?
Tasks that can be delegated:
- Routine or repetitive tasks that do not require special skills or expertise.
- Tasks that can be performed more effectively or quickly by other team members with relevant knowledge or skills.
- Tasks that allow other team members to develop skills and experience.
- Tasks that cannot be completed on time without the assistance of others.
Tasks that cannot be delegated:
- Tasks related to making strategic decisions or determining the company’s direction of development.
- Those that require a high level of responsibility and reliability, such as financial management or reporting.
- Tasks that require unique skills or expertise and are not accessible to other team members.
- Functionality that has a significant impact on the company’s reputation or could lead to serious consequences if not executed properly.
- Tasks related to personal relationships or confidential information that cannot be entrusted to other team members.
Who is better to delegate the task to?
One useful tool is the “Skill/Will” delegation matrix. The “Skill/Will” delegation matrix is a management tool that helps managers determine which tasks can be delegated to employees based on their skills and motivation. The essence of the matrix is to consider each task in the context of the employee’s skills and willingness. Tasks are distributed as follows:
- High Skill/High Will: These tasks are best delegated to employees who have both the relevant skills and the motivation to perform them.
- High Skill/Low Will: For these tasks, additional motivational factors may need to be found or additional support provided to ensure successful completion.
- Low Skill/High Will: Employees with this combination of characteristics may require additional training before tasks are delegated to them.
- Low Skill/Low Will: For these tasks, alternative ways of execution may need to be considered, or the possibility of not delegating them to employees who do not meet these criteria.
The skill/will delegation matrix helps managers make objective decisions about task delegation, taking into account both the skills and motivation of employees.
How to delegate tasks?
Tasks can be effectively delegated using the following questions:
- What needs to be done? (What?): This is the first question that helps clarify the essence of the task, its purpose, and expected outcomes.
- Who can do this task? (Who?): This question helps identify the most suitable employee or team to perform the task based on their skills, experience, and resources.
- Why does this need to be done? (Why?): This question helps understand the goal and importance of the task for the organization and the achievement of overall objectives.
- How can this be done? (How?): This question determines possible methods and strategies for task execution.
- With what resources can this goal be achieved? (With what resources?): This question helps identify the necessary resources that may be required for successful task completion.
- When should this be done? (When?): This question establishes deadlines and coordinates the task execution schedule.
Let’s consider an example of delegating a task, which sounds like: “Develop a presentation for a client meeting”, using the provided methodology:
- “What needs to be done? (What?)”: Develop a presentation for a client meeting showcasing the company’s new products and services.
- “Who can do this task? (Who?)”: A suitable candidate could be a sales manager who has deep knowledge of the company’s products and services and experience in conducting presentations.
- “Why does this need to be done? (Why?)”: The presentation is a key tool for attracting new clients and promoting products in the market, which will contribute to increased sales volume and profitability for the company.
- “How can this be done? (How?)”: The presentation can be developed using presentation software (PowerPoint or Keynote), informational materials about the company’s products and services, and recommendations for the structure and content of the presentation.
- “With what resources can this goal be achieved? (With what resources?)”: Developing the presentation requires access to informational materials about the products and the ability to consult with marketing department specialists.
- “When should this be done? (When?)”: The presentation should be developed a week before the scheduled client meeting to allow sufficient time for editing and preparation.
Why should a manager delegate tasks?
Delegation is an important management tool with specific advantages:
- Team development: Delegation allows for the development of skills and competencies among team members by giving them the opportunity to take on responsible tasks and learn from mistakes.
- Efficient resource utilization: Managers need to effectively allocate resources, including time and effort, to achieve goals. Delegation enables the distribution of tasks among team members, helping to utilize resources more efficiently.
- Increased productivity: Delegation allows managers to focus on the strategic aspects of their work, while other team members handle routine or less important tasks.
- Encouragement of engagement: The sense of responsibility and trust can motivate team members to become more engaged and effective in task execution.
- Promotion of leadership qualities: Delegation helps develop leadership qualities among team members, who are given the opportunity to make decisions and solve problems.
Therefore, delegation is an important element of effective management, enabling managers to lead their teams and achieve common goals.
Делегування в Дії
Історія делегування як управлінського принципу має вікові коріння, і важко точно визначити, хто саме вперше про це написав. Однак багато авторів і дослідників управління, таких як Пітер Друкер, Генрі Фейол, Фредерік Тейлор та інші, включали концепцію делегування в свої роботи ще у 19-20 столітті. Вони досліджували різні аспекти управління і підкреслювали важливість делегування для ефективного функціонування організацій.
Один із яскравих прикладів ефективного делегування в бізнесі стосується компанії Google. У своїй книзі “Work Rules!”, Ласло Бок, колишній віце-президент з персоналу у Google, описує, як керівництво компанії надавало співробітникам значну автономію та свободу у вирішенні завдань. Один із прикладів – це проект по створенню веб-браузера Chrome. В цьому проекті розробники отримали значну свободу та повноваження для прийняття рішень. Керівництво надало можливість самостійно визначати стратегію, розробляти функціонал та впроваджувати нововведеня. Цей підхід дозволив інженерам бути більш відповідальними та залученими впроекту, що в свою чергу сприяло успішному запуску та розвитку браузера Chrome.
Чи є процес делегування складним?
Для деяких керівників делегування може бути складним, оскільки вони можуть відчувати стрес або незручність передачі відповідальності. Однак для інших це може бути легким процесом, особливо якщо вони мають досвід у роботі з командою та довіряють своїм співробітникам. Важливо мати чітке розуміння того, коли і як делегувати завдання, і мати відповідні навички керівництва для успішного виконання цього процесу.
Яка ключова ціль делегування?
Делегування – це процес передачі відповідальності, повноважень та завдань з керівника на співробітника або команду з метою ефективного виконання робіт і досягнення цілей організації. Суть делегування полягає в тому, щоб визначити правильну особу для виконання певного завдання або рішення, передати їй необхідні повноваження та ресурси, а потім надати необхідну підтримку для успішного завершення завдання. Делегування дозволяє керівнику сконцентруватися на стратегічних аспектах роботи, розвивати своїх співробітників і створювати ефективну команду.
Які задачі варто та не варто делегувати?
Задачі, які можна делегувати:
- Рутинні або повторювані завдання, які не потребують спеціальних навичок або експертизи.
- Завдання, які можуть бути виконані більш ефективно або швидше іншими членами команди з відповідними знаннями або навичками.
- Задачі, які дозволять розвивати навички та досвід інших членів команди.
- Завдання, які неможливо виконати вчасно без допомоги інших.
Задачі, які не можна делегувати:
- Завдання, пов’язані з прийняттям стратегічних рішень або визначенням напрямку розвитку компанії.
- Ті, які вимагають високого рівня відповідальності і надійності, наприклад, фінансове управління або звітність.
- Задачі, які потребують унікальних навичок або експертизи і недоступні іншим членам команди.
- Функціонал, який має великий вплив на репутацію компанії або може призвести до серйозних наслідків у разі невдалого виконання.
- Задачі, які стосуються особистих відносин або конфіденційної інформації, які не можуть бути довірені іншим членам команди.
Кому краще делегувати задачу?
Одним з корисних інструментів є матриця делегування skill/will. Матриця делегування «Skill/Will» (вміння/бажання) – це інструмент управління, який допомагає керівникам визначити, які завдання можуть бути делеговані співробітникам на основі їхніх навичок і мотивації. Суть матриці полягає в тому, щоб кожне завдання було розглянуте в контексті навичок (skill) та бажання (will) співробітника. Завдання розподіляються таким чином:
- High Skill/High Will (Розвинені навички/ велике бажання): Ці завдання найкраще делегувати співробітникам, які мають як відповідні навички, так і мотивацію для їх виконання.
- High Skill/Low Will (Розвинені навички/ низьке бажання): Для цих завдань необхідно буде знайти додаткові мотиваційні чинники або надати додаткову підтримку, щоб забезпечити успішне виконання.
- Low Skill/High Will (Низький рівень розвитку необхідних навичок/ велике бажання): Співробітники з цією комбінацією характеристик можуть потребувати додаткового навчання перед тим, як їм буде делеговано завдання.
- Low Skill/Low Will (Низький рівень розвитку необхідних навичок/ відсутність бажання): Для цих завдань можливо необхідно знаходити альтернативні способи їх виконання або розглядати можливість не делегувати їх співробітникам, які не відповідають цим критеріям.
Матриця делегування skill/will допомагає керівникам приймати об’єктивні рішення щодо делегування завдань, враховуючи як навички, так і мотивацію співробітників.
Як делегувати задачі?
Делегування завдань можна ефективно здійснювати за допомогою наступних питань:
- Що потрібно зробити? (What?): Це перше питання, яке допомагає уточнити суть завдання, його мету та очікувані результати.
- Хто може виконати це завдання? (Who?): Це питання дозволяє визначити найбільш відповідного співробітника або команду для виконання завдання на основі їхніх навичок, досвіду та ресурсів.
- Навіщо це потрібно зробити? (Why?): Це питання допомагає зрозуміти ціль та важливість завдання для організації та досягнення загальних цілей.
- Як це можна зробити? (How?): Це питання визначає можливі методи та стратегії виконання завдання.
- За допомогою чого можна досягти цієї мети? (With what resources?): Це питання допомагає визначити необхідні ресурси, які можуть знадобитися для успішного виконання завдання.
- Коли це має бути зроблено? (When?): Це питання встановлює терміни та узгоджує графік виконання завдання.
Розглянемо приклад делегування завдання, яке звучить як: «Розробити презентацію для зустрічі з клієнтом», використавши наведену методику:
- «Що потрібно зробити? (What?)»: Розробити презентацію для зустрічі з клієнтом, яка демонструватиме нові продукти та послуги компанії.
- «Хто може виконати це завдання? (Who?)»: Підходящою кандидатурою може бути менеджер з продажу, який має глибокі знання про продукти та послуги компанії та досвід у проведенні презентацій.
- «Навіщо це потрібно зробити? (Why?)»: Презентація є ключовим інструментом для залучення нових клієнтів та просування продуктів на ринку, що сприятиме збільшенню обсягу продажів та прибутковості компанії.
- «Як це можна зробити? (How?)»: Презентацію можна розробити, використовуючи програму для створення презентацій (PowerPoint або Keynote), інформаційні матеріали про продукти і послуги компанії та рекомендації щодо структури і змісту презентації.
- «За допомогою чого можна досягти цієї мети? (With what resources?)»: Для розробки презентації потрібні доступ до інформаційних матеріалів про продукти та можливість консультації зі спеціалістами з відділу маркетингу.
- «Коли це має бути зроблено? (When?)»: Презентацію необхідно розробити за тиждень до запланованої зустрічі з клієнтами для забезпечення достатнього часу на редакцію та підготовку.
Навіщо керівнику делегувати задачі?
Делегування є важливим управлінським інструментом з певними перевагами:
- Розвиток команди: Делегування дозволяє розвивати навички та компетенції членів команди, надаючи їм можливість виконувати відповідальні завдання та навчатися на помилках.
- Ефективне використання ресурсів: Керівнику необхідно ефективно розподіляти ресурси, включаючи час і зусилля, щоб досягти поставлених цілей. Делегування дозволяє розподілити завдання між членами команди, що допомагає використовувати ресурси більш ефективно.
- Підвищення продуктивності: Делегування дозволяє керівникам зосередитися на стратегічних аспектах своєї роботи, дозволяючи іншим членам команди виконувати рутинні або менш важливі завдання.
- Стимулювання залученості: Відчуття відповідальності та довіри може стимулювати членів команди до більшого залучення та ефективності у виконанні завдань.
- Сприяння розвитку лідерських якостей: Делегування допомагає розвивати лідерські якості у членів команди, які отримують можливість приймати рішення та вирішувати проблеми.
Отже, делегування є важливим елементом ефективного управління, який дозволяє керівникам в управлінні своїми командами та досягненні спільних цілей.
