Organizational development is a key aspect of success for any company, as in today’s world, where changes and competition have become an integral part of the entrepreneurial environment, and efficiency and adaptation are important for survival and prosperity. In this article, we will discuss the issues of organizational development, the role and importance of this process for line managers, as well as methods of implementing changes through organizational interventions and models.

What role do managers play in organizational changes?

Organizations face a variety of challenges, such as rapid technological changes, fluctuating market demands, and competitive pressure. Organizational development becomes crucial as it helps to systematically and structurally address these challenges, contributing to improved efficiency, increased competitiveness, and the establishment of a resilient development strategy. Line managers play a pivotal role in organizational development, and knowledge of its processes allows them to better understand internal and external factors affecting their team and effectively respond to changes. This promotes the enhancement of leadership qualities and the formation of a strategic approach to management.

Line managers must understand that organizational development is always intertwined with changes, as its primary goal is to adapt the organization to new market realities and achieve set objectives. However, organizational development differs from random change processes. Organizational development aims to build the organization’s capacity to assess its current functioning and adjust it to achieve its goals. Thus, it is a continuous process, whereas change processes are often temporary. According to the article «What is Organizational Development?» on AIHR, interventions in the field of organizational development typically include human process interventions, technostructural interventions, HRM interventions, and strategic change interventions. Interventions always lead to changes, and therefore, they require flexibility and readiness for innovation from both the team and the leader. Line managers can implement interventions at different levels. At the organizational level, this could involve redisigning the structure, implementing new processes or technologies. At the team level, it could involve supporting team processes and developing a team culture. At the individual level, it could involve training, skills development, and creating a comfortable work environment.

What tools help line managers be effective in a changing world?

It is important for line managers to be open to change, as it allows them to effectively interact with their team and adapt to new conditions. The ADKAR model and John Kotter’s model become indispensable tools in the process of change implementation, helping managers navigate this complex process.

ADKAR is a change management model developed by Jeff Hiatt. This model has become popular and effective in the business environment, where change management is crucial for successful organizational adaptation to new challenges and opportunities. The ADKAR model emerged from a thorough analysis of numerous change management cases and observations of how people react to them in an organizational setting. Hiatt identified five key stages that influence the success of changes:

Awareness: Understanding the need for change among employees and realizing that their current state cannot remain unchanged.
Desire: Stimulating employees’ desire to participate in the changes. This includes working on motivation and convincing them of the benefits of the new state.
Knowledge: After employees have become aware of and expressed their desire, it is necessary to provide them with the necessary knowledge and information for the successful implementation of the changes.
Ability: At this stage, the focus is on developing the necessary skills to perform new tasks and roles associated with the changes.
Reinforcement: The final stage involves the introduction of support and reinforcement systems that contribute to the sustainability of the new changes in the long term.

Let’s consider an example of implementing changes using the ADKAR model. The line manager wants to introduce the practice of regular reporting and retrospective meetings within the team. Their goal is to identify achievements, rectify errors, and improve current work processes. Therefore, when using the ADKAR model, the line manager should:

Awareness

Explain to the team the importance and benefits of regular reporting and retrospective meetings.
Clarify how these practices will help identify achievements, rectify errors, and improve work processes.
Provide examples of successful cases in other companies or teams.

Desire

Ensure the team’s interest and desire to participate in such meetings.
Emphasize how this can positively impact their work and contribute to the team’s success.
Encourage teamwork and idea exchange.

Knowledge

Provide the team with information on how reports and retrospectives will be conducted.
Outline expectations.
Offer educational materials or training to practice the necessary skills for these meetings.
Conduct training sessions on report preparation and retrospective meetings.

Ability

Provide technical support and necessary resources for effective meeting facilitation.
Create a work environment conducive to using and practicing new skills.

Reinforcement

Praise and recognize the team’s successes after implementing the practices.
Thank participants for their contribution and active participation.
Implement improvements that arise during reports and retrospectives to support a culture of continuous process improvement.

Let’s also consider John Kotter’s change management model. This model emerged in the early 1990s and is recognized as one of the most important and influential in the field of change management. Its development is linked to Kotter’s research and practical experience in organizational development and change. Kotter’s change management model became popular due to its systematic approach and emphasis on the importance of effective leadership during the change process. Its impact is felt in management practice, and its principles are utilized by many companies to achieve successful results in change implementation.

John Kotter’s change management model, as outlined in his book “Leading Change,” is based on eight stages that a leader or manager must go through for successful change implementation in an organization. The essence of this model can be described as follows:

Establishing a Sense of Urgency: Creating the need for change and establishing a vision of the future state of the organization.
Creating a Guiding Coalition: Forming a strong and influential group of leaders who support and implement the changes.
Developing a Change Vision: Developing specific strategies to achieve the vision and address issues.
Communicating the Vision for Buy-in: Effectively communicating the vision and strategy to gain support from employees.
Empowering Broad-Based Action: Providing opportunities and authority to employees to implement changes.
Generating Short-Term Wins: Demonstrating and encouraging quick and clear results to support change implementation.
Consolidating Gains and Producing More Change: Consolidating successes and developing new strategies for further changes.
Anchoring New Approaches in the Culture: Incorporating changes into the corporate culture and creating a stable foundation for the new state of the organization.

Let’s consider the implementation of changes using Kotter’s model at the organizational level and the role of a line manager in this process. For example, if a company decides to revamp candidates’ attraction and hiring process. Here are specific actions using this model for the given example:

Establishing a Sense of Urgency

Communicating with employees, explaining the need for changes in the hiring strategy.
Conducting briefings and presentations to elucidate the factors driving the decision to change the approach.

Creating a Guiding Coalition

Identifying key leaders responsible for implementing changes in the hiring strategy.
Providing necessary support and authority to these leaders.

Developing a Change Vision

– Developing a clear vision of the new approach to candidtaes’ attraction and hiring.

Communicating the Vision for Buy-in

Organizing regular meetings, briefings, and training sessions to explain the details of the new strategy.
Utilizing various communication channels to convey information: presentations, emails, internal portals, etc.

Empowering Broad-Based Action

Identifying and addressing potential obstacles or resistance from employees.
Implementing a feedback system to address issues and develop optimal solutions.

Generating Short-Term Wins

Identifying specific short-term goals that can be quickly achieved within the new strategy.
Providing support and resources to accomplish these goals.

Consolidating Gains and Producing More Change

Recognizing successes in implementing the new strategy.
Developing a recognition system for those making significant contributions to change implementation.

Anchoring New Approaches in the Culture

– Integrating the new approach to candidates’ attraction and hiring into the corporate culture.

– Providing training and development for employees considering the new strategy.

It’s worth noting that in implementing changes using Kotter’s model, line managers play a key role in directing and coordinating change efforts. They act as key agents in ensuring the successful implementation of strategic changes. They are entrusted with maintaining the direction and vision of changes, mobilizing the team, and addressing potential challenges and resistance. Line managers serve as catalysts for internal and external communication, setting the tone and influencing organizational culture during this process.

Let’s note that both discussed change management models – ADKAR and John Kotter’s model – have their own advantages and disadvantages, and the choice between them may depend on the context of a specific organization and the characteristics of the changes. ADKAR is more focused on individual development, while Kotter’s model emphasizes leadership and organizational culture transformation.

Advantages and Disadvantages of ADKAR:

Advantages:

Focus on individuals and their personal experiences.

Specific and sequential stages allow for detailing the change process.

Disadvantages:

May appear too linear, overlooking group dynamics and collective aspects.

May insufficiently consider the organization’s context and its unique characteristics.

Advantages and Disadvantages of Kotter’s Model:

Advantages:

Positive impact on organizational culture and mindset.

Provides an integrated approach, considering the multifaceted nature of changes.

Disadvantages:

May require a significant amount of time to implement.

Demands a high level of communication and leadership.

In summary, it is worth noting that organizational development is a necessary component of successful management. For line managers, this means not only understanding processes but also actively participating in shaping and implementing changes. Organizational interventions and the use of change models are tools that help managers effectively manage and guide the team towards achieving strategic goals. But most importantly, it is openness to change and the ability to adapt to new conditions that will ensure stability and success in overcoming the challenges of modern business.

ADKAR і модель Коттера: тандем для успішних змін з огляду на організаційний розвиток

Організаційний розвиток – це ключовий аспект успіху будь-якої компанії, адже у сучасному світі, де зміни та конкуренція стали невід’ємною частиною підприємницького середовища, а ефективність та адаптація важливі для виживання та процвітання. У цій статті ми розглянемо проблематику організаційного розвитку, роль та важливість цього процесу для лінійних керівників, а також способи впровадження змін за допомогою організаційних інтервенцій і моделей.

Яку роль виконують керівники у організаційних змінах?

Організації стикаються з рядом викликів, таких як швидкі технологічні зміни, змінні вимоги ринку та конкурентний тиск. Організаційний розвиток стає важливим, оскільки він допомагає структуровано та системно вирішувати ці виклики, сприяючи покращенню ефективності, збільшенню конкурентоспроможності та побудові стійкої стратегії розвитку. Лінійні керівники відіграють ключову роль у розвитку організації, а знання про організаційний розвиток дозволяє їм краще розуміти внутрішні та зовнішні чинники, що впливають на їхню команду, та ефективно реагувати на зміни. Це сприяє підвищенню лідерських якостей та формуванню стратегічного підходу до управління.

Лінійні керівники мають розуміти, що організаційний розвиток завжди пов’язаний зі змінами, оскільки його основна мета – адаптація організації до нових реалій ринку та досягнення поставлених цілей. Однак, організаційний розвиток відрізняється від випадкових процесів змін. Організаційний розвиток спрямований на побудову здатності організації оцінювати її поточне функціонування та коригувати його для досягнення поставлених цілей. Таким чином, це постійний процес, тоді як процеси змін часто є тимчасовими. Згідно статті «What is Organizational Development?» на AIHR, зазвичай класифікація втручань у сфері організаційного розвитку включає втручання в людські процеси, техноструктурні втручання, втручання у процеси з управління талантами та стратегічні втручання. Втручання завжди ведуть до змін, а отже, вони вимагають від команди та лідера гнучкості та готовності до інновацій. Лінійний керівник може впроваджувати втручання на різних рівнях. На організаційному рівні це може бути реорганізація структури, впровадження нових процесів чи технологій. На командному рівні – підтримка командних процесів та розвиток командної культури. На індивідуальному рівні – тренінги, розвиток навичок та створення комфортного робочого середовища.

Які інструменти допомагають лінійним керівникам бути ефективними у світі змін?

Лінійним керівникам важливо бути відкритими до змін, оскільки це дозволяє їм ефективно взаємодіяти з командою та адаптуватися до нових умов. Моделі ADKAR та модель Джона Коттера стають незамінними інструментами в процесі впровадження змін, допомагаючи керівникам керувати цим складним процесом.

ADKAR – це модель управління змінами, яка була розроблена Джеффом Хайаттом. Ця модель стала популярною та ефективною у бізнес-середовищі, де управління змінами важливо для успішної адаптації організацій до нових викликів та можливостей. Модель ADKAR виникла на основі ретельного аналізу численних випадків управління змінами та спостережень за тим, як люди на них реагують в організаційному середовищі. Хайатт визначив п’ять ключових етапів, які впливають на успішність змін:

Усвідомлення (Awareness): Розуміння необхідності змін серед працівників та усвідомлення того, що їх поточний стан не може залишатися незмінним.
Бажання (Desire): Стимулювання бажання співробітників приймати участь у змінах. Це включає в себе роботу з мотивацією та переконання про переваги нового стану.
Знання (Knowledge): Після того як працівники усвідомили та виразили бажання, необхідно забезпечити їх необхідними знаннями та інформацією для успішної реалізації змін.
Здатність (Ability): На цьому етапі фокусуються на розвитку необхідних навичок для виконання нових завдань та ролей, пов’язаних зі змінами.
Підсилення (Reinforcement): Останній етап включає в себе введення систем підтримки та підсилення, які сприяють сталості нових змін в довгостроковій перспективі.

Давайте розглянемо приклад впровадження змін за допомогою ADKAR моделі. Лінійний керівник хоче впровадити практику регулярних звітів та ретроспективних зустрічей у команді. За мету він/вона собі ставить визначати досягнення, виправляти помилки та вдосконалювати поточні робочі процеси. Отже, при використанні моделі ADKAR лінійний керівник має:

Усвідомлення (Awareness)

Пояснити команді важливість та переваги регулярних звітів та ретроспективних зустрічей.
Роз’яснити, як ці практики допоможуть визначати досягнення, виправляти помилки та вдосконалювати робочі процеси.
Надати приклади успішних випадків в інших компаніях чи командах.

Бажання (Desire)

Засвідчити інтерес та бажання команди щодо участі в таких зустрічах.
Підкреслити, як це може позитивно вплинути на їхню роботу та внесок в успіх команди.
Стимулювати команду до співпраці та обміну ідеями.

Знання (Knowledge)

Забезпечити команду інформацією про те, яким чином проводитимуться звіти та ретроспективи.
Окреслити свої очікування
Запропонувати освітні матеріали чи тренінги для відпрацювання навичок, необхідних для цих зустрічей.
Провести навчання та тренінги з підготовки звітів та проведення ретроспектив.

Здатність (Ability)

Забезпечити технічну підтримку та необхідні ресурси для ефективного проведення зустрічей.
Створити робоче середовище, яке буде ефективним для використання та відпрацювання нових навичок.

Підсилення (Reinforcement)

Хвалити та визнавати успіхи команди після впровадження практик.
Подякувати учасникам за їхній внесок та активну участь.
Впроваджувати покращення, які виникають під час звітів та ретроспектив для підтримки культури постійного вдосконалення процесів.

Розглянемо також модель управління змінами Джона Коттера. Ця модель виникла на початку 1990-х років та визнана як одна з найважливіших та впливових у сфері управління змінами. Її виникнення пов’язане з дослідженнями та практичним досвідом Коттера в галузі організаційного розвитку та змін. Модель управління змінами Джона Коттера стала популярною через свою систематичність та акцент на важливості ефективного лідерства під час процесу змін. Її вплив відчутний у практиці управління та її принципи використовуються багатьма компаніями для досягнення успішних результатів у впровадженні змін.

Модель управління змінами Джона Коттера, яка була розкрита в його книзі “Leading Change”, базується на восьми етапах, які лідер чи керівник повинен пройти для успішної реалізації змін в організації. Суть цієї моделі можна описати наступним чином:

Створення візії (Establishing a Sense of Urgency): Спонукання необхідності змін та створення візії майбутнього стану організації.
Створення коаліції (Creating a Guiding Coalition): Формування сильного та впливового колективу лідерів, які підтримують і впроваджують зміни.
Розробка стратегії (Developing a Change Vision): Розробка конкретних стратегій для досягнення візії та вирішення проблем.
Комунікація візії (Communicating the Vision for Buy–in): Ефективна комунікація візії та стратегії для отримання підтримки від співробітників.
Залучення персоналу (Empowering Broad–Based Action): Надання персоналу можливостей та повноважень для впровадження змін.
Створення короткострокових перемог (Generating Short–Term Wins): Демонстрація та заохочення швидких та зрозумілих результатів для підтримки впровадження змін.
Закріплення змін (Consolidating Gains and Producing More Change): Закріплення досягнутих успіхів та розробка нових стратегій для подальших змін.
Закріплення нового стану (Anchoring New Approaches in the Culture): Внесення змін в корпоративну культуру та створення сталої основи для нового стану організації.

Розглянемо впровадження змін за допомогою моделі Коттера на організаційному рівні і роль лінійного керівника при цьому. Наприклад, якщо компанія вирішила перебудувати свою стратегію залучення та найму персоналу. Ось конкретні дії за цією моделлю для наведеного прикладу:

Створення візії (Establishing a Sense of Urgency)

Спілкування зі співробітниками, пояснюючи необхідність змін у стратегії залучення та найму.
Проведення брифінгів та презентацій, де пояснюються чинники, які підштовхнули до рішення змінити підхід.

Створення коаліції (Creating a Guiding Coalition)

Визначення ключових лідерів, які будуть відповідальні за впровадження змін у стратегії залучення та найму.
Забезпечення необхідної підтримки та повноважень для цих лідерів.

Розробка стратегії (Developing a Change Vision)

Розробка чіткої візії нового підходу до залучення та найму персоналу.

Комунікація візії (Communicating the Vision for Buy–in)

Організація регулярних нарад, брифінгів та тренінгів для пояснення деталей нової стратегії.
Використання різних каналів комунікації для передачі інформації: презентації, електронні листи, внутрішні портали тощо.

Залучення персоналу (Empowering Broad–Based Action)

Визначення і розробка плану виправлення можливих перешкод або опору персоналу.
Введення системи зворотного зв’язку для вирішення проблем та розробки оптимальних рішень.

Створення короткострокових перемог (Generating Short–Term Wins)

Визначення конкретних короткострокових цілей, які можна швидко досягти в рамках нової стратегії.
Забезпечення підтримки та ресурсів для виконання цих цілей.

Закріплення змін (Consolidating Gains and Producing More Change)

Визнання успіхів впровадження нової стратегії.
Розробка системи визнання для тих, хто робить вагомий внесок у реалізацію змін.

Закріплення нового стану (Anchoring New Approaches in the Culture)

Інтеграція нового підходу до залучення та найму в корпоративну культуру.
Забезпечення навчання та розвитку персоналу з урахуванням нової стратегії.

Варто зауважити, що при впровадженні змін за допомогою моделі Коттера лінійні керівники мають ключову роль у спрямуванні та координації зусиль змін. Він/вона виступають ключовим агентом в забезпеченні успішного впровадження стратегічних змін. Ним довіряється збереження напрямку та візії змін, мобілізація команди, а також вирішення потенційних труднощів та опору. Лінійний керівник виступає каталізатором для внутрішньої та зовнішньої комунікації, визначаючи тон та впливаючи на організаційну культуру під час цього процесу.

Зауважимо, що обидві розглянуті моделі для управління змінами– ADKAR та модель Джона Коттера – мають свої переваги та недоліки, і вибір між ними може залежати від контексту конкретної організації та характеристик змін. ADKAR більше зорієнтована на індивідуальний розвиток, тоді як модель Коттера акцентує на лідерстві та трансформації організаційної культури.

Переваги та недоліки ADKAR

Переваги

Фокус на індивідах та їхніх особистих переживаннях.

Конкретні та послідовні етапи дозволяють деталізувати процес змін.

Недоліки

Може виглядати занадто лінійно, не враховуючи динаміку груп та колективних аспектів.

Може недостатньо враховувати контекст організації та її унікальні особливості.

Переваги та недоліки моделі Джона Коттера

Переваги

Позитивний вплив на організаційну культуру та мислення.

Забезпечує інтегрований підхід, враховуючи багатоаспектність змін.

Недоліки

Може вимагати значного часу для впровадження.

Вимагає високого рівня комунікації та лідерства.

Підсумовуючи, варто зауважити, що організаційний розвиток є необхідною складовою успішного управління. Для лінійних керівників це означає не лише розуміння процесів, але й активну участь у формуванні та впровадженні змін. Організаційні інтервенції та використання моделей змін є інструментами, які допомагають керівникам ефективно управляти та спрямовувати команду до досягнення стратегічних цілей. Але найважливіше – це відкритість до змін та здатність адаптуватися до нових умов, що забезпечить стабільність та успішність у подоланні викликів сучасного бізнесу.