Revisiting Innovation
The third strategy we propose involves ensuring the effective implementation of innovative systems and integrating them into current learning processes. Immersive learning is a growing trend that entails the use of more engaging learning environments. According to the report from Training Mag , the use of training software equipped with proprietary tools increased from 37% to 39% in 2021. Further growth of this trend is expected in 2024 as the utilization of Learning Management Systems (LMS) and tools supporting immersive learning increases. These tools allow organizations to customize learning content, reflecting the skills and knowledge they aim to develop in people. Training managers and instructors can better track learners’ progress, provide real-time feedback, and contribute to creating content tailored to the company’s needs. Therefore, L&D leaders must understand the importance of selecting an effective LMS system for personalized e-learning. However, choosing and integrating such a system can be a challenging task. We would like to share an effective checklist for selecting and integrating an LMS, adding details from our own APT experience.
- Needs Analysis
- Assess the company’s training and development needs. In our case, we needed to train at least 1000 individuals in 2024 using an LMS through four comprehensive training programs.
- Define key functional requirements for the LMS. We were looking for an LMS that met criteria such as: user-friendly, intuitive interface, powerful analytics, cloud-based capability, affordability, and content creation and upload capabilities.
- Keep in mind the goals of our own business. Our goal is to increase productivity and implement automation.
- Market Research
- Research the LMS market, including leading providers and their functional capabilities.
- Compare different LMS systems based on functionality, price, user experience, and support.
We dedicated a whole month to analyzing offerings from at least 30 providers, both domestic and international.
- Proposal Collection and Analysis
- Solicit proposals from various LMS providers.
- Evaluate proposals considering the company’s requirements and budget constraints.
This took another month, after which we received and discussed 15 different proposals.
- Demonstration and Evaluation
- Request a demonstration of the LMS in action for key stakeholders.
- Evaluate the user interface, ease of use, and functionality.
We missed this aspect due to internal circumstances within our organization, but it carries weight, especially when final decisions are made not by you, but by other key stakeholders, or when this stage is crucial for engaging other interested parties. It is essential to conduct focus groups with direct users and organizational managers. It is also wise to involve IT professionals at this stage who will integrate this system into the overall corporate infrastructure. We wish to avoid a situation where the purchase of an LMS comes as a surprise to IT if it turns out that it does not integrate with other systems or if the support for this system is more expensive for the company than the expected benefit.
- Selection and Negotiation
- Choose an LMS that best fits the company’s needs and budget constraints.
- Begin negotiations with the provider regarding implementation and support terms.
Based on our experience, this process took about 2-3 weeks. Our service provider offered us a certain level of flexibility in using their services, including the possibility of testing, and changing the plan upon our request.
- Integration Planning
- Develop an LMS implementation plan, including a timeline, tasks, and responsible individuals.
- Plan training for staff on using the new system.
In our case, this especially concerns integration with our clients’ systems, including relevant permissions, NDA agreements, user training, and other aspects. This is also a plan that requires time for coordination. In the case of companies choosing internal LMS implementation, this process will require more time and active collaboration with the IT team.
- Configuration and Customization
- Configure the LMS according to the company’s needs and specific requirements.
- Ensure seamless integration with existing systems (e.g., HRIS).
This is an important and detailed procedure that requires active participation to open accesses, ensure all systems are functioning properly, the interface meets the team’s needs, and the analytics are tailored to the appropriate group. It doesn’t take much time in our case but requires careful attention.
- Testing
- Conduct thorough testing of the LMS before implementation.
- Identify and rectify any issues or deficiencies.
Testing of the system is conducted before implementation. In our case, we found that our LMS videos are hosted via a “mirror,” meaning they are actually hosted on a virtual storage, but users see them as if they are within the LMS. This was done for security enhancement. Additionally, we conducted various content tests: tried different access levels, used different users, and simulated loads. Overall, we tested all possible variations. The system is stable.
- Implementation
- Implement the LMS across all departments of the company according to the developed plan.
- Provide support and training to staff during the transition to the new system.
We conducted training for our expert team on using the system and granted access to the first group of learners.
- Monitoring and Support
- Continuously monitor the effectiveness of the LMS and make necessary adjustments.
- Provide technical support and user training.
Technical support for our learners is provided in two ways: directly through the instructor and through LMS support. For example, there was a case where a student approached us with complaints about lack of access, even though they had previously logged in successfully. Upon investigation, it was found that they were trying to log in to the system as an administrator rather than as a student, and thus the system was blocking them. This demonstrates that technical support should not only come from the instructor but also from technical support to avoid inconvenience and delays in the learning process. We monitor effectiveness through feedback from our users and make adjustments based on their requests. For example, one client requested adding their logo to the learning environment (“academy”) where they study and adding additional learning materials directly below the video lesson. We did this. Some representatives of our clients are given access to the system as administrators so they can see the progress of their students’ learning online. This demonstrates the flexibility and personalization of our approach. Additionally, the system allows for the creation of individual academies with personalized settings for each client.
- Evaluation of Results
- Evaluate the effectiveness and impact of the LMS on business metrics.
- Address deficiencies and consider opportunities for system improvement.
In conclusion, we want to note that there are no perfect providers, and you also need to be prepared for this. But there are optimal options. In our case, the implementation of the LMS in our business, considering the costs of development and content creation, was fully justified after the first sale of the training program to the client. Although the system is not perfect and has limitations, it currently performs its tasks well and allows us to expand and grow.
Summarizing the series of articles “E-learning: 3 Strategies,” where HR and L&D leaders can see opportunities today:
- Developing flexible, personalized training integrated into the workflow.
- Using artificial intelligence and analytics to scale development and optimize experience while preserving human interaction as an integral part of engagement.
- Involving learners in solving real-world problems collaboratively.
- Overcoming distance for hybrid workers using creative digital tools.
- Maximizing training effectiveness in conditions of limited time and budget.
- Measuring engagement and skill development.
- Promoting inclusivity and creating a culture of continuous learning.
Explore other effective strategies in the following articles: “One size does not fit all” and “Maintaining Balance“
Authors: Mariia Kot, Oleksandra Alkhimovych
Ще раз про інновації
Третя стратегія, яку ми пропонуємо вашій увазі, полягає в забезпеченні ефективного впровадження інноваційних систем та їх інтеграції у поточні навчальні процеси. Занурене навчання (immersive learning) – це зростаючий тренд, що передбачає використання більш привабливих навчальних середовищ. Згідно зі звітом журналу Training Mag , використання програмного забезпечення для навчання, обладнаного авторськими інструментами, зросло з 37% до 39% у 2021 році. У 2024 році очікується подальше зростання цього тренду, оскільки збільшується використання систем управління навчанням (LMS) та інструментів, що підтримують занурене навчання. Ці інструменти дозволяють організаціям налаштовувати навчальний контент, відображаючи навички та знання, які вони прагнуть розвивати у людей. Менеджери з навчання та інструктори можуть краще відстежувати прогрес слухачів, надавати зворотний зв’язок в реальному часі та сприяти створенню контенту відповідно до потреб компанії. Отже лідери L&D мають розуміти важливість обрання ефективної системи LMS для персоналізованого електронного навчання. Однак, вибір та інтеграція такої системи може бути складним завданням. Ми хотіли б поділитись ефективним чеклистом з вибору та інтеграції LMS, додавши до нього деталі нашого власного досвіду АРТ.
- Аналіз потреб
- Провести оцінку потреб компанії щодо навчання та розвитку. У нашому випадку, потрібно було навчити принаймні 1000 осіб у 2024 році за допомогою LMS через чотири комплексні навчальні програми.
- Визначити ключові функціональні вимоги до LMS. Ми шукали LMS, яка б відповідала таким критеріям: легка у використанні, інтуїтивно зрозумілий інтерфейс, потужна аналітика, можливість працювати у хмарному середовищі, доступна, за розумною ціною, з можливістю створення і завантаження контенту.
- Мати на увазі цілі власного бізнесу. Наша ціль полягає в збільшенні продуктивності та впровадженні автоматизації.
- Дослідження ринку
- Дослідити ринок LMS, включаючи провідних постачальників та їх функціональні можливості.
- Порівняти різні LMS за функціональністю, ціною, користувацьким досвідом та підтримкою.
Ми приділили цілій місяць на аналіз пропозицій принаймні 30 провайдерів, як вітчизняних, так і міжнародних.
- Збір та аналіз пропозицій
- Запросити пропозиції від різних постачальників LMS.
- Оцінити пропозиції з урахуванням вимог компанії та бюджетних обмежень.
Це зайняло ще один місяць, після чого ми отримали та обговорили 15 різних пропозицій.
- Демонстрація та оцінка
- Попросити провести демонстрацію LMS в дії для ключових зацікавлених сторін.
- Оцінити користувацький інтерфейс, зручність використання та функціональність.
Ми пропустили цей аспект через внутрішні обставини нашої організації, але він має вагу, особливо коли остаточні рішення приймаються не вами, а іншими ключовими учасниками, або коли цей етап важливий для залучення інших зацікавлених сторін. Обов’язково слід провести фокус-групу з прямими користувачами та керівниками організації. Також на даному етапі розумно залучити ІТ-фахівців, які будуть інтегрувати цю систему у загальну корпоративну інфраструктуру. Ми бажаємо вам уникнути ситуації, коли покупка LMS стане несподіванкою для IT, якщо виявиться, що вона не інтегрується з іншими системами або підтримка цієї системи буде дорожчою для компанії, ніж очікувана користь.
- Вибір та переговори
- Обрати LMS, яка найкраще відповідає потребам компанії та бюджетним обмеженням.
- Почати перемовини з постачальником щодо умов реалізації та підтримки LMS.
За нашим досвідом, цей процес займав близько 2-3 тижнів. Наш постачальник послуг запропонував нам певний рівень гнучкості в користуванні їхніми послугами, включаючи можливість тестування та зміни плану на інший за нашим запитом.
- Планування інтеграції
- Розробити план впровадження LMS, включаючи часовий графік, завдання та відповідальних осіб.
- Планувати навчання для персоналу щодо використання нової системи.
У нашому випадку, це особливо стосується інтеграції з системами наших клієнтів, включаючи відповідні дозволи, укладення NDA, навчання користувачів та інші аспекти. Це також є планом, який потребує часу для узгодження. У випадку компаній, які обирають внутрішнє впровадження LMS, цей процес буде потребувати більше часу та активної співпраці з ІТ-командою.
- Конфігурація та налаштування
- Налаштувати LMS згідно з потребами компанії та специфічними вимогами.
- Переконатися, що інтеграція з існуючими системами (наприклад, HRIS) відбувається безперешкодно.
Це важлива та детальна процедура, яка вимагає активної участі, щоб відкрити доступи, переконатися, що всі системи працюють належним чином, що інтерфейс відповідає потребам команди, а також що аналітика налаштована на відповідну групу. Це не займає багато часу у нашому випадку, але вимагає уважного ставлення.
- Тестування
- Провести ретельне тестування LMS перед впровадженням.
- Виявити та виправити будь-які проблеми чи недоліки.
Перед впровадженням обов’язково проводиться тестування системи. У нашому випадку виявилось, що відео нашої LMS розташовані через «дзеркало», що означає, що вони фактично знаходяться на віртуальному сховищі, але користувачі бачать їх так, ніби вони знаходяться у LMS. Це зроблено для підвищення безпеки. Крім того, ми провели різноманітні тести з контентом: випробовували різні рівні доступу, використовували різних користувачів, навантаження. У загальному, ми випробували всі можливі варіації. Система стабільна.
- Впровадження
- Запровадити LMS у всіх відділах компанії відповідно до розробленого плану.
- Забезпечити підтримку та навчання персоналу під час переходу на нову систему.
Ми провели навчання нашої експертної команди з використання системи, та надали доступ першій групі слухачів.
- Моніторинг та підтримка
- Здійснювати постійний моніторинг ефективності LMS та здійснювати необхідні корективи.
- Забезпечувати технічну підтримку та навчання користувачів.
Технічна підтримка наших слухачів реалізується двома способами: безпосередньо через інструктора та через саппорт LMS. Наприклад, був випадок, коли студент звернувся до нас зі скаргами на відсутність доступу, хоча раніше він успішно заходив. Після перевірки виявилося, що він намагався увійти в систему як адміністратор, а не як учень, і тому система його блокувала. Це показує, що технічна підтримка повинна бути не лише з боку інструктора, але й технічною, щоб уникнути незручностей та затримок у процесі навчання. Ми ведемо моніторинг ефективності через зворотний зв’язок наших користувачів і вносимо правки за їхніми запитами. Наприклад, один з клієнтів попросив додати їх логотип до навчального середовища («академії»), де вони навчаються, і додати додаткові навчальні матеріали прямо під відеоуроком. Ми це зробили. Деяким представникам наших клієнтів ми даємо доступ до системи як адміністраторам, щоб вони могли бачити прогрес навчання їхніх учнів в режими онлайн. Це демонструє гнучкість та персоналізацію нашого підходу. Крім того, система надає можливість створення індивідуальних академій з персоналізованими налаштуваннями для кожного клієнта.
- Оцінка результатів
- Провести оцінку ефективності та впливу LMS на бізнес- показники.
- Виправити недоліки та розглянути можливість вдосконалення системи.
Насамкінець, хочемо зауважити, що ідеальних провайдерів не існує, і ви також маєте бути до цього готові. Але оптимальні варіанти є. У нашому випадку, впровадження LMS в нашу діяльність, враховуючи витрати на розробку та створення контенту, повністю окупилося вже після першого продажу навчальної програми клієнту. Хоча система не є ідеальною і має обмеження, наразі вона добре виконує свої завдання та дозволяє нам розширюватись та розвиватись.
Підсумовуючи цикл статей «E-learning: Інновації, інтерактивність, інтеграція», де лідери HR та L&D можуть бачити можливості сьогодні?
- Розробка гнучкого, персоналізованого навчання, яке інтегроване в робочий процес.
- Використання штучного інтелекту та аналітики для масштабування розвитку та оптимізації досвіду, зберігаючи при цьому людське спілкування як невід’ємну частину залучення.
- Залучення слухачів до спільного вирішення реальних проблем.
- Подолання відстані до гібридних працівників за допомогою творчих цифрових інструментів.
- Максимізація ефективності навчання в умовах обмеженого часу та бюджету.
- Вимірювання залученості та розвитку навичок.
- Сприяння інклюзивності та створення культури безперервного навчання.
Ознайомтеся з іншими ефективними стратегіями у наступних статтях: «Один розмір не підходить кожному» і «Тримаємо баланс»
Автори: Марія Кот, Олександра Альхімович
