Transparency in interaction: the role of stakeholders and the RACI matrix in organizational development.

En
Укр

Transparency in interaction: the role of stakeholders and the RACI matrix in organizational development.

In the article “ADKAR and Kotter’s model: a tandem for successful change in organizational development” , we analyzed aspects of organizational development, the significance of this process for line managers, and methods of implementing changes using the ADKAR and John Kotter’s models. In turn, clear identification of stakeholders and their areas of responsibility is also a key factor in the success of an organization, contributing to achieving its strategic goals. There are several reasons for this:

Firstly, it allows maintaining focus on key stakeholders. Identifying stakeholders helps identify those who influence the organization’s activities most significantly. These can include clients, partners, employees, shareholders, government bodies, and other interested parties. Understanding their needs and expectations helps the organization focus on priority tasks and develop products or services that meet requirements.
Secondly, defining areas of responsibility helps avoid conflicts and task duplication. Each stakeholder is assigned specific duties and roles within the project or initiative, making the task execution process more structured and efficient. This helps avoid delays in task completion, improves the quality of work, and enhances overall team effectiveness.
Thirdly, it increases the level of communication, which in turn promotes better understanding, increased trust and collaboration, and ensures the successful implementation of strategic initiatives and projects.

What role does the line manager play in this?

The line manager serves as a mediator between internal and external stakeholders, as well as a link that ensures effective communication and responsibility distribution within the organization. One of the key tasks is to identify stakeholders and their roles in the project or initiative. Additionally, the line manager must identify their expectations, needs, and impact on the project. This helps create a clear picture of which stakeholders need to be considered when making decisions and defining strategies. Furthermore, it’s important to ensure that each project participant understands their duties and roles clearly and is within a responsibility zone that aligns with their competencies and skills. This helps avoid conflicts, task duplication, and ensures effective team performance. An effective communication plan will provide the necessary level of understanding, support, and cooperation among all stakeholders. It can include meetings, regular reporting, open communication, and other tools.

What can help a line manager effectively handle responsibility allocation?

RACI, or the Responsibility Assignment Matrix, is a project management tool that defines the roles and responsibilities of each participant. This approach allows for clear distribution of duties among team members and ensures effective task and process management.

The history of RACI, according to racisolutions.com, dates back to the 1950s, as mentioned in the article “What is RACI? An Introduction” . Today, the RACI matrix is widely used in various companies, from eBay and Amazon to Procter and Gamble and the US Department of Defense. The larger and more complex the company, the more it relies on RACI for effective management. However, even smaller but rapidly growing companies are increasingly turning to RACI, overcoming growth challenges and achieving efficiency.

The essence of RACI lies in involving project participants in the process by assigning each a clear and understandable role. This role can be defined by one of four letters or a combination thereof:

R – Responsible: The person or group responsible for specific work or tasks. The responsible party bears direct responsibility for task execution.

A – Accountable: The person who ultimately takes responsibility for the outcome. This can be the project manager or the person making the final decision.

C – Consulted: The person or group consulted for additional information or input before making a decision. The opinion of consultants is important, although they are not directly responsible for execution.

I – Informed: The person or group who needs to be informed about the progress of work or decision-making, but they do not directly participate in the process.

Applying RACI helps address several key project management tasks:

Clear role and responsibility allocation: RACI helps avoid misunderstandings and conflicts by clearly defining who is responsible for what within the project.
Enhanced communication efficiency: Each participant knows their duties and role in the process, facilitating effective communication and avoiding unnecessary delays.
Risk minimization: Clearly defined roles help avoid task omissions and identify problems in a timely manner.
Increased confidence in project success: When each participant knows their role and responsibility, it instills confidence in the successful completion of the initiative.

Let’s consider an example of applying the RACI matrix for a government institution, such as the reform of the education management system in the Ministry of Education.

Minister of Education:

“Responsible”: Responsible for making strategic decisions regarding the reform of the education system.
“Accountable”: Accountable for the final outcome of the reforms and their impact on the country’s education system.

Education Reform Working Group:

“Responsible”: Responsible for developing specific measures to change legislation and teaching methods.
“Consulted”: Includes consultants on the implementation of innovations and determining their impact on the pedagogical process.

Ministry of Finance:

“Responsible”: Responsible for allocating financial resources for the implementation of reforms.
“Informed”: Informed about the current status and the necessity of project funding.

Teachers and educational workers:

“Responsible”: Responsible for implementing new teaching methods and adhering to changes in educational programs.
“Informed”: Informed about new requirements and standards that should be implemented in educational institutions.

Students and parents:

“Consulted”: Consulted with and their opinions and feedback are considered regarding the implementation of changes in the educational process.
“Informed”: Informed about new rules and requirements related to learning and the organization of the educational process.

Let’s consider another example of applying the RACI matrix for agricultural production with the implementation of an ecological farming system.

Chief Agronomist:

“Responsible”: Responsible for developing and implementing the ecological farming system.
“Accountable”: Accountable for evaluating the effectiveness of the system and its impact on crop yield and product quality.

Agricultural Engineer:

“Responsible”: Responsible for selecting and installing ecological intensive farming systems.
“Consulted”: Consulted on the technical aspects of implementing the system and its compatibility with other agronomic methods.

Environmental Technology Specialist:

“Responsible”: Responsible for training the agricultural firm’s personnel on the proper application of ecological farming methods.
“Consulted”: Consulted on the impact of new technologies on the environment and health.

Financial Director:

“Responsible”: Responsible for assessing the costs of implementing the ecological farming system and ensuring financial resources.
“Informed”: Informed about the financial aspects and project budget.

Field Workers:

“Responsible”: Responsible for performing tasks according to the new ecological farming methods.
“Informed”: Informed about new methods and procedures necessary to achieve ecological farming goals.

What steps should be taken to build the RACI matrix?

Step 1: Identify the list of tasks required in the assignment or project.
Step 2: Identify all stakeholders and make a preliminary distribution of roles based on RACI criteria.
Step 3: Hold a general meeting to reconcile the defined roles according to RACI with each individual, and determine the responsibility zone for each role.
Step 4: Resolve and reconcile any discrepancies (e.g., too many responsible individuals or none at all).
Step 5: Document the results in a comprehensive table and gather final feedback from involved parties.
Step 6: Monitor the execution of assigned roles.

When should RACI be used?

The RACI matrix is a powerful management tool, but it’s important to understand when it’s appropriate to use it and when it’s not. RACI is effective in large and complex projects where continuous communication and coordination between different groups are crucial for successful completion. Additionally, using RACI is recommended in situations where processes or projects require clear control over task execution and the identification of the person making final decisions. A large number of project participants or the need to involve external stakeholders also makes RACI a useful tool for organizing work processes.

However, RACI may be unnecessary in cases where the project is relatively simple and has a small number of participants, or when the responsibility structure is already clearly defined and functioning effectively. Using RACI in such cases may create unnecessary bureaucratic barriers and increase project management time without significant utilization. Therefore, it’s important to assess the project’s needs and work context before implementing the RACI matrix.

Are there alternatives to RACI?

Certainly, there are. Some teams find that roles defined using the RACI model do not fit their projects. The article “What Is A RACI Chart? How This Project Management Tool Can Boost Your Productivity” mentions the following alternative options:

RASCI:

This variation of RACI uses the RACI model plus S for Supportive, representing individuals involved in task execution while supporting responsible parties.

CARS:

This model defines stakeholders as follows:

Communicate: Individuals who provide consultation and need to be informed.
Approve: Decision-makers.
Responsible: Individuals or groups performing the work.
Support: Parties supporting the responsible person or group in task execution.

RAS:

This model simplifies CARS, using only the roles Responsible, Approve, and Support. It eliminates communication outside the project team, which requires a different project management approach.

DACI:

This model includes roles similar to RACI:

Drivers: Individuals doing the work.
Approvers: Decision-makers.
Contributors: Individuals consulted for task resolution.
Informed: Individuals informed about project progress.

CLAM:

In this model, stakeholders are assigned the following actions:

Contribute: Individuals who provide consultation and perform work.
Lead: People who delegate tasks and manage them.
Approve: Decision-makers.
Monitor: Individuals informed about project progress.

In summary, a deep understanding of roles and responsibilities of all participants not only maximizes their potential but also ensures optimal coordination of actions within the entire team. Using structured management methods like RACI helps maintain order and logic in processes and projects, facilitating efficient task allocation, avoiding unnecessary duplication of work, and increasing team productivity. Such an approach forms the foundation for sustainable organizational development, enabling adaptation to changes and challenges faced by modern companies.

Authors: Mariia Kot, Oleksandra Alkhimovych

Укр

Прозорість у взаємодії: роль стейкхолдерів та матриці RACI в організаційному розвитку

У статті “ADKAR і модель Коттера: тандем для успішних змін з огляду на організаційний розвиток” ми аналізували аспекти організаційного розвитку, значення цього процесу для лінійних керівників, а також методи впровадження змін за допомогою моделей ADKAR та Джона Коттера. В свою чергу, чітке визначення стейкхолдерів та їх зон відповідальності також є ключовим фактором успішної організації, що сприяє її досягненню стратегічних цілей. На те є кілька причин:

По-перше, це дозволяє зберегти фокус на головних зацікавлених сторонах. Визначення стейкхолдерів допомагає ідентифікувати тих, хто впливає на діяльність організації найбільш суттєвим чином. Це можуть бути клієнти, партнери, співробітники, акціонери, урядові органи та інші зацікавлені сторони. Розуміння потреб та очікувань допомагає організації зосередитися на пріоритетних завданнях та розвитку продуктів або послуг, що задовольняють вимоги.
По-друге, визначення зон відповідальності допомагає уникнути конфліктів та дублювання завдань. Кожному стейкхолдеру призначаються конкретні обов’язки та ролі в рамках проєкту або ініціативи, що робить процес виконання завдань більш структурованим та ефективним. Це дозволяє уникнути затримок у виконанні завдань, покращує якість виконання робіт та сприяє загальній ефективності команди.
По-третє, це підвищує рівень комунікації, що, в свою чергу, сприяє покращенню взаєморозуміння, підвищенню рівня довіри та співпраці, а також забезпечує успішне впровадження стратегічних ініціатив та проєктів.

Яка ж роль при цьому у лінійного керівника?

Лінійний керівник виступає як посередник між внутрішніми та зовнішніми стейкхолдерами, а також як ланка, яка забезпечує ефективну комунікацію та розподіл відповідальності в організації. Однією з ключових задач є визначення стейкхолдерів та їх ролей у проєкті або ініціативі. Окрім цього, лінійний керівник має ідентифікувати їх очікування, потреби та вплив на проєкт. Це допомагає створити чітку картину того, які зацікавлені сторони мають бути враховані при прийнятті рішень та визначенні стратегій. Крім того, потрібно забезпечити, щоб кожен учасник проєкту чітко розумів свої обов’язки та ролі, а також знаходився у зоні відповідальності, яка притаманна його компетенціям та навичкам. Це допомагає уникнути конфліктів, дублювання завдань та забезпечує ефективну роботу команди. Ефективний комунікаційний план забезпечить потрібний рівень взаєморозуміння, підтримки та співпраці між всіма зацікавленими сторонами. Він може складатись з проведення зустрічей, регулярної звітності, відкритого спілкування та інших інструментів.

Що може допомогти лінійному керівнику ефективно справлятись з задачею розподілу відповідальностей?

RACI або матриця відповідальності є інструментом управління проєктами, який визначає ролі та відповідальності кожного учасника. Цей підхід дозволяє чітко розподілити обов’язки між учасниками команди та забезпечити ефективне управління завданнями та процесами.

Історія виникнення RACI, згідно racisolutions.com, сягає коренів до 1950-х років, про що йдеться мова у статті «What is RACI? An Introduction» . Сьогодні матриця RACI широко застосовується у різноманітних компаніях, від eBay та Amazon до Procter and Gamble та Міністерства оборони США. Чим більша та складніша компанія, тим більше вона розраховує на RACI для ефективного управління. Однак і менші, але швидко зростаючі компанії все частіше звертаються до RACI, долаючи виклики зростання та досягаючи ефективності.

Суть RACI полягає в тому, щоб залучити учасників проєкту до процесу, надаючи кожному чітку та зрозумілу роль. Ця роль може бути визначену однією з чотирьох літер або комбінацією цих літер:

R – Responsible (Виконавець): Особа або група осіб, які виконують конкретну роботу або завдання. Виконавець несе пряму відповідальність за виконання задачі.

A – Accountable (Відповідальний за кінцевий результат): Особа, яка несе кінцеву відповідальність за результат. Це може бути керівник проєкту або особа, яка приймає остаточне рішення.

C – Consulted (Консультант): Особа або група осіб, з якими консультуються або запитують додаткову інформацію перед прийняттям рішення. Думка консультантів важлива, хоча вони і не несуть прямої відповідальності за виконання.

I – Informed (Проінформований): Особа або група осіб, які повинні бути проінформовані про перебіг робіт або прийняття рішень, але вони не беруть безпосередньої участі у процесі.

Застосування RACI допомагає вирішити декілька ключових завдань управління проєктами:

Чіткий розподіл ролей і відповідальностей: RACI дозволяє уникнути непорозумінь та конфліктів, чітко визначаючи, хто відповідає і за що у межах проєкту.
Підвищення ефективності комунікації: Кожен учасник знає свої обов’язки та роль у процесі, що сприяє ефективній комунікації та уникненню зайвих затримок.
Мінімізація ризиків: Чітко визначені ролі дозволяють уникнути пропусків у виконанні завдань та своєчасно виявляти проблеми.
Підвищення впевненості в успіху проєкту: Коли кожен учасник знає свою роль та відповідальність, це створює впевненість у успішному завершенні ініціативи.

Давайте розглянемо приклад застосування матриці RACI для державної установи, наприклад, для реформування системи управління освітою в міністерстві освіти.

Міністр освіти:

«Виконавець»(Responsible): Відповідальний за прийняття стратегічних рішень щодо реформування системи освіти.
«Відповідальний за кінцевий результат» (Accountable): Відповідальний за кінцевий результат реформ та їхній вплив на систему освіти країни.

Робоча група з реформування освіти:

«Виконавець» (Responsible): Відповідальна за розробку конкретних заходів із зміни законодавства та методик викладання.
«Консультанти» (Consulted): До групи входять консультантиз питань впровадження нововведень та визначення їхнього впливу на педагогічний процес.

Міністерство фінансів:

«Виконавець» (Responsible): Відповідальне за виділення фінансових ресурсів на реалізацію реформ.
«Проінформований» (Informed): Проінформоване про поточний стан та необхідність фінансування проєкту.

Вчителі та освітні працівники:

Виконавець» (Responsible): Відповідальні за впровадження нових методик викладання та дотримання змін в навчальних програмах.
«Проінформований» (Informed): Проінформовані про нові вимоги та стандарти, які повинні бути впроваджені у навчальних закладах.

Учні та батьки:

Консультанти (Consulted): З ними консультуються та враховують їх думку і зворотний зв’язок щодо впровадження змін в освітній процес.
«Проінформований» (Informed):Вони проінформовані про нові правила та вимоги, які стосуються навчання та організації освітнього процесу.

Давайте розглянемо інший приклад застосування матриці RACI для аграрного виробництва з впровадження системи екологічного землеробства.

Головний агроном:

«Виконавець»(Responsible): Відповідальний за розробку та впровадження системи екологічного землеробства.
«Відповідальний за кінцевий результат» (Accountable): Відповідальний за оцінку ефективності системи та її вплив на врожайність і якість продукції.

Агроінженер:

«Виконавець»(Responsible): Відповідальний за вибір та встановлення екологічних систем інтенсивного землеробства.
«Консультант» (Consulted): Консультує щодо технічних аспектів впровадження системи та її сумісності з іншими агротехнічними методами.

Фахівець з екологічних технологій:

«Виконавець»(Responsible): Відповідальний за навчання персоналу агрофірми щодо правильного застосування екологічних методів землеробства.
«Консультант» (Consulted): Консультує щодо впливу нових технологій на навколишнє середовище та здоров’я.

Фінансовий директор:

«Виконавець»(Responsible): Відповідальний за оцінку витрат на впровадження системи екологічного землеробства та забезпечення фінансових ресурсів.
«Проінформований» (Informed): Інформується про фінансові аспекти та бюджет на проект.

Працівники сільськогосподарської ділянки:

«Виконавець»(Responsible): Відповідають за виконання робіт згідно з новими екологічними методами землеробства.
«Проінформований» (Informed): Проінформовані про нові методи та процедури, необхідні для досягнення цілей екологічного землеробства.

Який алгоритм дій слід застосовувати, щоб побудувати матрицю RACI?

Крок 1: Визначаємо список необхідних задач у завданні або проєкті.
Крок 2: Визначаємо всі зацікавлені сторони та робимо попередній розподіл ролей за RACI критеріями.
Крок 3: Робимо загальну зустріч та узгоджуємо визначені ролі за RACI з кожним з людей, а також визначаємо зону відповідальності кожної ролі.
Крок 4: Усуваємо та узгоджуємо можливі невідповідності (наприклад, занадто багато відповідальних або їх взагалі немає).
Крок 5: Фіксуємо результати в загальну таблицю і збираємо фінальні відгуки від залучених сторін.
Крок 6: Контролюємо виконання призначених ролей.

Коли RACI слід використовувати?

Матриця RACI є потужним інструментом управління, однак важливо розуміти, коли її доцільно використовувати, а коли – ні. RACI є ефективною у великих та складних проєктах, де безперервна комунікація та координація між різними групами важлива для успішного завершення. Також, використання RACI рекомендується в ситуаціях, коли процеси чи проєкти потребують чіткого контролю за виконанням завдань, а також визначення особи, яка приймає кінцеві рішення. Велика кількість учасників, залучених до проєкту, або потреба у залученні сторонніх зацікавлених осіб, також робить RACI корисним інструментом для організації робочих процесів.

Однак, RACI може бути зайвою у випадках, коли проєкт досить простий і має невелику кількість учасників, або коли структура відповідальності вже чітко визначена та функціонує ефективно. Використання RACI в таких випадках може створити зайвий бюрократичний бар’єр та збільшити час на управління проєктом без значного використання. Тому важливо оцінювати потреби проєкту та контекст роботи, перш ніж впроваджувати матрицю RACI.

Чи є альтернатива RACI?

Авжеж, є. Деякі команди зазначають, що ролі, визначені за допомогою моделі RACI, не підходять для їхніх проєктів. У статті «What Is A RACI Chart? How This Project Management Tool Can Boost Your Productivity» мова йде про такі альтернативні варіанти:

RASCI

Цей варіант RACI використовує модель RACI плюс S для Supportive (підтримуючий). Це людина, яка бере участь у виконанні завдання, підтримуючи відповідальні сторони.

CARS

Ця модель визначає зацікавлених сторін так:

Communicate: Це особи, які консультують та мають бути проінформовані.
Approve: Це приймач рішень.
Responsible: Ця особа або група осіб робить роботу.
Support: Ці сторони підтримують відповідальну особу або групу осіб при виконанні роботи.

RAS

Ця модель спрощує CARS, використовуючи лише ролі Responsible (відповідальний), Approve (затверджуючий) та Support (підтримка). Вона усуває комунікацію поза командою проєкту, яка потребує іншого підходу в методі управління проєктом.

DACI

Ця модель включає такі ролі, подібні до RACI:

Drivers: Особи, які роблять роботу.
Approvers: Приймачі рішень.
Contributor: Особи, з якими консультуються з вирішення завдання.
Informed: Особи, які інформуються про прогрес проєкту.

CLAM

У цій моделі зацікавленим сторонам призначаються наступні дії:

Contribute: Особи, які консультують та роблять роботу.
Lead: Люди, які делегують роботу та керують завданням.
Approve: Приймачі рішень.
Monitor: Особи, яким повідомляється про прогрес проєкту.

Підсумовуючи, додамо, що глибоке розуміння ролей та відповідальностей усіх учасників дозволяє не лише максимально використовувати їхній потенціал, а й забезпечує оптимальну координацію дій всієї команди. Використання структурованих методів управління, таких як RACI, допомагає зберігати порядок і логіку в процесах та проєктах. Це сприяє ефективному розподілу завдань, уникненню зайвого дублювання робіт і підвищенню продуктивності команди. Такий підхід стає фундаментом для стійкого організаційного розвитку, дозволяючи адаптуватися до змін та викликів, що стоять перед сучасними компаніями.

Авторки: Марія Кот, Олександра Альхимович